Excel als CRM: wanneer stop je ermee?

Waarom Excel zo lang blijft werken

Het eerlijke antwoord is dat Excel een uitstekend stuk gereedschap is. Je kunt in tien minuten een kolom toevoegen die precies past bij hoe jij denkt, zonder iemand toestemming te vragen. Geen enkel CRM-pakket haalt dat. Wie roept dat je onmiddellijk uit Excel moet, verkoopt iets.

Het probleem begint pas als er meer dan één persoon in werkt, of als hetzelfde gegeven op meerdere plekken staat. Dan verandert het van gereedschap in een bron van onduidelijkheid, en dat gebeurt bij de meeste bedrijven ergens tussen de vijf en de tien medewerkers.

Zeven signalen dat je eruit gegroeid bent

Eén of twee van deze punten is normaal en geen reden om iets te veranderen. Vanaf drie zit je in het gebied waar het dubbele werk structureel wordt. Vanaf vijf gaat het niet meer om gemak maar om risico: dan hangt je administratie aan een bestand dat één verkeerde sortering van een ramp verwijderd is.

Wat het je nu al kost

De kosten van Excel staan nergens op een factuur, en dat maakt ze makkelijk te negeren. Toch zijn ze goed te schatten. Tel de volgende dingen eens bij elkaar op voor één gewone week.

• De tijd die je kwijt bent aan iets opzoeken dat ergens moet staan
• De tijd die je kwijt bent aan hetzelfde gegeven op een tweede plek invoeren
• De offertes die niet zijn opgevolgd omdat niemand zag dat ze openstonden
• De keren dat een klant met de verkeerde gegevens is benaderd
• De avonden die iemand gebruikt om het bestand weer op orde te krijgen

Vier kantoormensen die elk een half uur per dag kwijt zijn aan zoeken en overtypen, dat is tien uur per week. Reken met een uurtarief van vijftig euro en je zit op vijfentwintigduizend euro per jaar aan werk dat niets oplevert. Daar staat een systeem tegenover dat begint bij € 2.500 plus € 49 per maand.

Die vergelijking is bewust ruw. Het punt is niet het exacte bedrag, maar dat de kosten van niets doen groter zijn dan de meeste ondernemers denken, en dat ze elk jaar terugkomen.

De tussenstap die niemand noemt

Je hoeft niet van Excel meteen naar een gebouwd systeem. Er is een tussenstap die veel bedrijven overslaan en die vaak een jaar of twee genoeg is: een gedeelde omgeving waarin meerdere mensen tegelijk kunnen werken, met één bestand en een echte versiegeschiedenis.

Dat lost de helft van de signalen hierboven op en kost bijna niets. Wat het niet oplost, is alles wat met werkstroom te maken heeft: een offerte die vanzelf naar een factuur wordt, een taak die ontstaat als er iets blijft liggen, een planning die de monteur op zijn telefoon ziet. Daarvoor heb je echt iets anders nodig.

Wat je uit Excel meeneemt

Als je overstapt, neem je meer mee dan je denkt. Je bestand is niet alleen een lijst met klanten, het is ook een ontwerp. De kolommen die erin zijn gegroeid vertellen precies welke gegevens jij belangrijk vindt, en die kolommen komen vrijwel een-op-een terug als velden in het nieuwe systeem.

Daarom is het eerste wat we vragen bij een overstap: stuur je Excel-bestand mee. Niet om te importeren, maar om te lezen. Er staat meer bedrijfskennis in zo'n bestand dan in een uur praten.

Wanneer je gewoon nog even wacht

Werk je met minder dan vijf mensen, heb je overzichtelijke klussen en herken je hooguit twee signalen uit de tabel, dan is wachten verstandig. Investeren in software terwijl het knelpunt ergens anders zit, levert alleen een duurdere manier op om hetzelfde te doen.

Groei je door, of merk je dat je meer tijd kwijt bent aan het bijhouden van het werk dan aan het werk zelf, dan is het moment er. Dat is meestal eerder dan je denkt, en bijna altijd later dan goed was geweest.