01 — Werkwijze
Van eerste gesprek tot werkend systeem
Een systeem laten bouwen voelt vaak als een traject waarvan je pas aan het eind weet wat je krijgt. Zo werkt het hier niet. Na het eerste gesprek weet je wat het kost, hoe lang het duurt en wat er van jou verwacht wordt, en daarna verandert dat bedrag alleen nog als jij zelf om iets extra's vraagt.
Van eerste gesprek tot onderhoud zijn het vijf stappen. Tussendoor kijk je mee in werkende versies, zodat je kunt bijsturen op het moment dat dat nog goedkoop is.
02 — De vijf stappen
Wat er gebeurt, en wie wat doet
Bij elke stap staat wat jij doet en wat wij doen. Reken in totaal op een uur of acht van jouw tijd, verspreid over het hele traject.
- 01
We brengen je werkwijze in kaart
Het eerste gesprek gaat niet over software maar over jouw werk. Hoe komt een opdracht binnen, wie doet er dan wat, welke papieren horen erbij en waar gaat het meestal mis. We vragen naar het laatste project dat soepel liep en naar het laatste dat dat niet deed. In dat tweede verhaal zit doorgaans het hele ontwerp verstopt.
- Wat jij doet
- Een tot twee uur vertellen hoe het werk loopt, het liefst met een paar echte voorbeelden erbij.
- Wat wij doen
- Luisteren, doorvragen en opschrijven. Aan het eind vatten we samen wat we hebben begrepen, zodat je het kunt corrigeren.
- 02
Je krijgt het ontwerp op papier en de prijs vast
Voordat er een regel code geschreven wordt, zie je de schermen op papier: de klantkaart, het offertescherm, de planning. Dat is het goedkoopste moment om iets te veranderen. In diezelfde stap staat de prijs vast, met per onderdeel wat erin zit en wat er niet in zit. Ga je niet akkoord, dan kost het je niets.
- Wat jij doet
- De schermen doorlopen en zeggen wat er mist of anders moet. Reken op twee uur.
- Wat wij doen
- De schermen tekenen, de modules bepalen en één vast bedrag met een planning eronder zetten.
- 03
We bouwen in sprints, jij kijkt mee
We bouwen in blokken van ongeveer twee weken, en aan het eind van elk blok staat er iets dat je zelf kunt openen en aanklikken. Geen voortgangspercentages, maar een werkende klantkaart, een werkend offertescherm, een werkende planning. Mensen kunnen niet beoordelen wat ze niet zien, dus laten we het zien.
- Wat jij doet
- Per tussenversie een uur klikken en zeggen wat er niet klopt. Hoe eerder je dat zegt, hoe makkelijker het aan te passen is.
- Wat wij doen
- Bouwen, testen en elke twee weken opleveren wat af is, met een korte uitleg van wat er nieuw in zit.
- 04
We zetten je gegevens over en werken iedereen in
Je klanten, contacten en historie komen mee uit Excel of uit je oude systeem. Eerst een proefimport in een oefenomgeving, dan de dubbele klanten eruit, dan de echte import vlak voor de overstap. Daarna volgt het inwerken, per rol en in korte sessies op de plek waar iemand werkt, want een monteur heeft niets aan uitleg over de verkooppijplijn.
- Wat jij doet
- Beslissen welke van twee dubbele klanten de goede is, en je mensen een uurtje vrijmaken voor hun eigen uitleg.
- Wat wij doen
- De import voorbereiden en draaien, de dubbelen aanwijzen en het inwerken verzorgen per rol.
- 05
Live, en daarna blijven we aan boord
Op de dag van de overstap blijft het oude systeem nog even staan om in te kijken, niet om in te werken. De eerste twee weken daarna zijn de belangrijkste van het hele traject: dan blijkt welk veld niemand invult en welke knop iedereen zoekt. Die bijschaafronde hoort erbij. Daarna draait het systeem bij ons, met back-ups, updates en support.
- Wat jij doet
- Een datum kiezen waarop het oude systeem uitgaat, en die datum ook aanhouden.
- Wat wij doen
- De overstap begeleiden, de eerste weken bijschaven en daarna het onderhoud overnemen.
03 — Wat het kost aan tijd
Doorlooptijd en wat je daarvoor terugkrijgt
Het basis-CRM staat in 3 tot 4 weken. Elke module telt daar tijd bij op: een planning met werkbonnen of een klantenportaal ongeveer twee weken, een koppeling met de boekhouding ongeveer één week. Een gemiddeld traject loopt op acht tot tien weken, gerekend vanaf het moment dat het ontwerp akkoord is.
Je weet vooraf wat het kost
Na de tweede stap staat de prijs vast, met per onderdeel wat erin zit. Het basis-CRM begint bij € 2.500 en het maandbedrag is € 49, ongeacht hoeveel mensen er inloggen.
- Om de twee weken een werkende versie
- Geen akkoord, geen kosten
04 — Veelgestelde vragen
Vragen over het traject
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, dan lopen we het samen door.
Hoelang duurt het voordat we ermee kunnen werken?
Het basis-CRM staat in 3 tot 4 weken. Elke module telt daar tijd bij op: een planning met werkbonnen of een klantenportaal ongeveer twee weken, een koppeling met de boekhouding ongeveer één week. Een gemiddeld traject loopt daarmee op acht tot tien weken, gerekend vanaf het moment dat het ontwerp akkoord is. Tussendoor krijg je om de twee weken een werkende versie om in te kijken, dus je ziet niet pas aan het eind wat je krijgt.
Van wie zijn onze gegevens?
Van jou. Je klanten, offertes, facturen en historie staan in een database die van jou is, en je kunt er op elk moment een volledige export van krijgen in een leesbaar bestand. We houden niets achter om je vast te houden, en we gebruiken je gegevens nergens anders voor. Stop je bij ons, dan krijg je de export en werken we mee aan de overdracht.
Wie kunnen we bellen als er iets niet werkt?
Ons, en niet een helpdesk die je niet kent. Vragen en meldingen komen binnen bij de mensen die het systeem gebouwd hebben, en op werkdagen krijg je binnen één werkdag antwoord. Ligt het systeem plat, dan pakken we dat met voorrang op. Kleine wijzigingen, zoals een veld erbij of een tekst die anders moet, zitten in het maandbedrag.
Wat als we er na een jaar mee willen stoppen?
Dan stop je. Het abonnement loopt per maand en is per maand opzegbaar, met één maand opzegtermijn. Je krijgt een volledige export van je gegevens en de broncode van je systeem, zodat een andere partij het kan overnemen. De eenmalige bouw betaal je één keer, daar zit geen looptijd aan vast, en de module om je gegevens over te zetten kost tussen € 350 en € 900 als je later juist naar ons toe wilt komen.
Volgende stap
Begin bij stap één: één gesprek
Een uur over hoe jouw werk loopt. Daarna weet je wat het kost, hoe lang het duurt en wat er van jou verwacht wordt.
Liever even bellen? 085 060 7848