Een installatiebedrijf draait op twee soorten werk tegelijk. Er is de planbare kant: badkamers, cv-ketels, warmtepompen, projecten die weken van tevoren in de agenda staan. En er is de kant die zich niet laat plannen: een lekkage op dinsdagochtend, een ketel die uitvalt bij min zeven, een storing bij een klant met een contract die vandaag geholpen moet worden. Beide lopen door dezelfde monteurs, dezelfde bussen en dezelfde telefoon.
In veel bedrijven zitten die twee stromen in verschillende systemen. De planning staat in een gedeelde agenda, de werkbonnen op papier in de bus, de onderhoudscontracten in een spreadsheet die één iemand bijhoudt, en wat er bij een klant is afgesproken zit in het hoofd van de monteur die er die dag was. Dat gaat goed tot iemand ziek is of de telefoon overgaat terwijl hij op een dak staat.
Wij bouwen één systeem waarin die stromen samenkomen. De klantkaart houdt bij welke installaties er staan, wat er de vorige keer is gedaan en wanneer het onderhoud weer aan de beurt is. De monteur ziet op zijn telefoon wat er te doen is, vult ter plekke de werkbon in en laat de klant tekenen. Wat hij invult, staat een minuut later op de factuur.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
Papieren bonnen blijven in de bus liggen, raken zoek of komen onleesbaar terug. Wie pas vrijdag factureert wat maandag is gedaan, verliest elke week vier dagen aan de bank en een deel van de uren die niemand meer precies weet.
Een monteur rijdt naar een storing en ziet daar pas welk merk ketel er hangt, of er garantie op zit en wat er vorig jaar is vervangen. Dat kost een tweede rit of een half uur bellen met de collega die er de vorige keer was.
De beurten staan in een spreadsheet die een keer per jaar wordt doorgelopen. Klanten die vergeten worden bellen niet boos, die gaan gewoon weg. Terwijl juist dat contractwerk de winter vult en de omzet voorspelbaar maakt.
Wat er van de bus af gaat wordt niet altijd genoteerd en extra uren worden pas op de factuur bedacht. Achteraf weet je wel wat een klus opbracht, maar niet waar het geld op de klus daarvoor is gebleven.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee installatiebedrijven meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, bouwen we niet — en betaal je ook niet.
Per klant staat vast welke ketels, warmtepompen of units er hangen: merk, type, serienummer, plaatsingsdatum en garantietermijn. Wie de storing aanneemt, weet het al voordat de bus vertrekt.
De weekplanning per monteur en per bus, met ruimte voor spoed. Een storing schuif je ertussen en de klant die daardoor opschuift krijgt vanzelf bericht over het nieuwe tijdvak.
Uren, materiaal, foto's van voor en na, en de handtekening van de klant op locatie. De bon is klaar voordat de monteur de oprit af rijdt.
Elk contract kent zijn eigen termijn. Het systeem zet de beurt op de lijst zodra hij in beeld komt en houdt bij welke klant is gebeld, wanneer en met welke uitkomst.
Vanaf de klantkaart een offerte maken, de klant digitaal laten tekenen en van getekende bon naar factuur gaan zonder de gegevens nog een keer in te typen.
Zoek op adres, op serienummer of op een halve achternaam en je hebt de hele geschiedenis: gesprekken, bonnen, foto's en facturen op één tijdlijn.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in het voorstel.
Indicatie voor een installatiebedrijf
tussen € 6.700 en € 9.750
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Offertes | Offertes maken vanuit de klantkaart, versturen als pdf en zien wanneer ze geopend en geaccepteerd zijn. | tussen € 750 en € 1.250 | 1 week |
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Planning en uitvoering | |||
| Planning en werkbonnen | Klussen inplannen op medewerkers en bussen, met een digitale werkbon die op locatie wordt ingevuld en ondertekend. | tussen € 1.250 en € 2.000 | 2 weken |
| Mobiele app | Een app op de telefoon van je medewerkers, ook zonder bereik bruikbaar, met alleen wat zij onderweg nodig hebben. | tussen € 900 en € 1.600 | 2 weken |
| Techniek en overzicht | |||
| Overzetten van je gegevens | Je klanten, contacten en historie uit Excel, HubSpot, Pipedrive of je oude systeem netjes overgezet. | tussen € 350 en € 900 | geen |
04 — Hoe dat eruitziet
Deze case is samengesteld uit wat we in dit vak tegenkomen en gaat niet over één bestaand bedrijf. Hij staat daarom als voorbeeldcase gemarkeerd.
voorbeeld, voorjaar 2026
VoorbeeldcaseSamengestelde voorbeeldcase: twaalf monteurs, planning en werkbonnen
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf bouwt.
Ja. De mobiele app werkt door zonder verbinding: de monteur vult de bon in, maakt foto's en laat tekenen, en zodra de telefoon weer bereik heeft gaat alles vanzelf naar kantoor. Hij hoeft niets te onthouden of opnieuw te doen.
Dat is meestal het eerste wat we doen. Staat het in Excel, in een agenda of in een oud pakket, dan zetten we het over met het overzetten van gegevens (tussen € 350 en € 900). We doen eerst een proefimport, jij controleert of de termijnen kloppen, en pas daarna gaat het oude overzicht eruit.
De module facturen en boekhouding koppelt met Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. De factuur maak je in het CRM, hij belandt in de boekhouding en de betaalstatus komt terug, zodat je op de klantkaart ziet wat er openstaat zonder in twee systemen te kijken.
Ja, met eigen rechten. Je bepaalt per gebruiker wat iemand ziet: een onderaannemer kan bijvoorbeeld alleen zijn eigen bonnen en planning zien, zonder klantenbestand, inkoopprijzen of marges. Dat regelen we bij de inrichting, niet met een duurdere licentie.
Het basis-CRM begint bij € 2.500 eenmalig en exclusief btw. Planning en werkbonnen kosten tussen € 1.250 en € 2.000 en de mobiele app tussen € 900 en € 1.600; wat jij nodig hebt bepaalt de rest. Daarna is het € 49 per maand voor hosting, back-ups, updates en support. De vaste prijs staat na één gesprek vast.
Het basis-CRM staat er in 3 tot 4 weken. Met planning, werkbonnen en een boekhoudkoppeling erbij kom je op zes tot acht weken. We leveren in stappen op: zodra de klantkaarten staan kun je die al gebruiken terwijl wij aan de rest bouwen.
06 — Verder lezen
Elk project op één plek: calculatie, meerwerk, planning en facturen.
Aanleg en onderhoud in één planning, ook als het weer tegenzit.
Apk-herinneringen, werkplaatsplanning en klanthistorie op één plek.
Wie doet wat waar, en wat is er gedaan: allebei in hetzelfde systeem.
Van offerte naar akkoord naar factuur, zonder iets over te typen.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche staat al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848