Een groothandel draait op herhaalaankopen van een beperkt aantal klanten. Twintig procent van je afnemers doet tachtig procent van je omzet, en met de meesten van hen heb je in de loop der jaren afspraken gemaakt: een staffel, een vaste korting op een productgroep, een jaarbonus of een prijs die twee directeuren geleden mondeling is toegezegd en nooit is herzien.
Die afspraken zitten zelden op één plek. Een deel staat in het voorraadpakket, een deel in een map met getekende contracten en een deel in het hoofd van de vertegenwoordiger die volgend jaar met pensioen gaat. Het gevolg is voorspelbaar: dezelfde klant krijgt van twee collega's twee prijzen, kortingen die zijn afgesproken voor een volume dat allang niet meer gehaald wordt lopen door, en niemand ziet dat een vaste afnemer al vier maanden minder bestelt.
Wij bouwen het systeem eromheen. Elke klant krijgt een kaart met zijn afspraken, zijn contactpersonen op inkoop en administratie, zijn orderhistorie, zijn marge en zijn openstaande posten. Daarnaast een bord met de lopende aanvragen en offertes, zodat je ziet waar omzet in de maak is. Het voorraad- en bestelsysteem blijft doen waar het goed in is; wij koppelen ermee.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
Staffels, kortingen per productgroep en uitzonderingen per klant staan verspreid. Wie precies weet wat een klant betaalt en waarom, is de collega die er het langst zit, en dat is een risico.
Er komen nog steeds orders, alleen minder en kleiner. Zonder een overzicht dat de omzet per klant afzet tegen vorig jaar, merk je het verlies pas als de concurrent er al zit.
Elke binnendienstmedewerker beheert zijn eigen stroom. Hoeveel er open staat, wat het waard is en wat er blijft liggen, is een vraag die niemand op vrijdagmiddag kan beantwoorden.
De vertegenwoordiger die morgen bij de klant is, weet niet dat er drie facturen over de termijn zijn. Dat is precies het gesprek dat je bij een bezoek wél voert en per mail niet.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee groothandels meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, bouwen we niet — en betaal je ook niet.
Staffels, kortingen, betalingstermijn, jaarafspraak en de datum waarop die afloopt. Iedereen die de klant spreekt, ziet hetzelfde.
Wat deze klant koopt, voor hoeveel, met welke marge en hoe dat zich verhoudt tot vorig jaar. Per klant, per productgroep en per vertegenwoordiger.
Elke offerte als kaart met waarde, verwachte datum en volgende stap. Wat blijft liggen wordt zichtbaar in plaats van stil.
Artikelen, prijzen, orders en voorraadstanden komen uit het pakket dat je al hebt. Je voert niets dubbel in en je vervangt niets wat werkt.
Openstaande posten en betaalgedrag op de klantkaart, uit je boekhouding. Wie op bezoek gaat, weet het voordat hij de auto uitstapt.
Het systeem meldt het als een vaste afnemer een periode overslaat of onder zijn gemiddelde zakt, met een taak voor de juiste collega.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in het voorstel.
Indicatie voor een groothandel
tussen € 5.550 en € 8.050
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Offertes | Offertes maken vanuit de klantkaart, versturen als pdf en zien wanneer ze geopend en geaccepteerd zijn. | tussen € 750 en € 1.250 | 1 week |
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Sales-pipeline | Elke aanvraag als kaart in een bord, van eerste contact tot gewonnen, met verwachte waarde en volgende stap. | tussen € 500 en € 900 | 1 week |
| Techniek en overzicht | |||
| Rapportages | Omzet, marge, doorlooptijd en werkdruk in overzichten die je zelf instelt en die elke ochtend actueel zijn. | tussen € 500 en € 1.000 | 1 week |
| Overzetten van je gegevens | Je klanten, contacten en historie uit Excel, HubSpot, Pipedrive of je oude systeem netjes overgezet. | tussen € 350 en € 900 | geen |
04 — Hoe dat eruitziet
Deze case is samengesteld uit wat we in dit vak tegenkomen en gaat niet over één bestaand bedrijf. Hij staat daarom als voorbeeldcase gemarkeerd.
voorbeeld, najaar 2026
VoorbeeldcaseSamengestelde voorbeeldcase: vaste afnemers, staffelprijzen en een bestelportaal
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf bouwt.
Nee. Voorraad, inkoop, orders en magazijn blijven waar ze zijn; daar zit jaren aan inrichting in en dat vervang je niet met een CRM. Wij bouwen de klantkant ernaast en koppelen ermee, zodat artikelen, prijzen en orderhistorie binnenkomen en jij ze niet hoeft over te typen.
Meestal wel. Zolang er een manier is om gegevens uit te wisselen, bijvoorbeeld rechtstreeks uit de database of via een vaste export, kunnen we eraan bouwen. Bij het eerste gesprek kijken we hier concreet naar, zodat je vooraf weet of het kan en wat het kost in plaats van achteraf.
Ja. De mobiele app (tussen € 900 en € 1.600) geeft de vertegenwoordiger de klantkaart, de afspraken, de laatste orders en de openstaande posten op zijn telefoon, ook zonder verbinding. Het bezoekverslag typt hij in de auto en dat staat meteen op kantoor.
Ja, met de module overzetten van je gegevens (tussen € 350 en € 900). Dubbele klanten voegen we samen, contactpersonen en historie gaan mee, en we draaien altijd eerst een proefimport die jullie nakijken. Het oude systeem gaat pas uit als jullie zeggen dat het klopt.
Het basis-CRM begint bij € 2.500 eenmalig en exclusief btw. Voor een groothandel komen daar meestal de sales-pipeline (tussen € 500 en € 900) en rapportages (tussen € 500 en € 1.000) bij, plus de koppeling met het voorraadpakket. Daarna is het € 49 per maand, ongeacht het aantal gebruikers.
Excel geeft je het antwoord van vorige maand, als iemand eraan denkt het bestand bij te werken. Hier is het cijfer van vandaag en staat het naast het gesprek: wie belt, ziet meteen dat deze klant is teruggelopen. Dat verschil merk je niet in het overzicht maar in de gesprekken die je daardoor voert.
06 — Verder lezen
Weten wat waar staat, wat er terugkomt en wat er gefactureerd moet.
Apk-herinneringen, werkplaatsplanning en klanthistorie op één plek.
Van storingsmelding tot getekende werkbon en factuur, in één systeem.
Zie wat er in de maak is en wat er blijft liggen, zonder rondje bellen.
Eén keer invoeren, overal kloppend: boekhouding, mail, telefoon en site.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche staat al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848