Automatisering: het werk dat niemand hoeft te doen
In elk bedrijf zit een laag werk die niemand leuk vindt en die toch elke dag moet gebeuren. Een klant herinneren aan een afspraak. Een offerte nabellen die een week oud is. Een collega laten weten dat er een aanvraag binnen is. Een factuur die over de termijn is gegaan opnieuw onder de aandacht brengen. Het is geen vakwerk, het kost tijd, en het schiet er precies in de drukke weken bij in.
Dat is jammer, want juist dat werk is goed te beschrijven. Als er dit gebeurt, dan moet dat gebeuren, tenzij dit andere geldt. Zodra je het zo kunt opschrijven, kan een systeem het doen, en dan gebeurt het ook op de dagen dat het druk is. Dat is het verschil tussen een voornemen en een proces.
Wij bouwen die regels in jouw eigen woorden en in jouw eigen volgorde. Niet als een puzzel die jij zelf in elkaar moet zetten, maar als iets dat gewoon werkt vanaf de dag van oplevering. Je kunt tekst en timing zelf aanpassen, en elke regel is met één knop uit te zetten als hij niet bevalt.
01 — Voor wie
Herken je dit?
Dit onderdeel lost een aantal heel concrete dingen op. Als één van de situaties hieronder je bekend voorkomt, is automatisering waarschijnlijk de moeite waard.
Je weet dat je offertes zou moeten nabellen en komt er in drukke weken structureel niet aan toe.
Klanten vergeten afspraken en jij hebt geen tijd om ze allemaal een dag van tevoren te herinneren.
Herinneringen aan onbetaalde facturen sturen is iemands taak, en die iemand heeft ook ander werk.
Er komt een aanvraag binnen en het duurt een halve dag voordat de juiste collega het weet.
02 — Wat je krijgt
Wat er in automatisering zit
Dit is de standaarduitvoering. Wat er precies in komt, bepalen we bij het ontwerp — jouw woorden, jouw stappen.
Als dit, dan dat, in gewone taal
Regels die te lezen zijn zonder handleiding: is een offerte vijf dagen oud en niet geopend, dan gaat er een herinnering uit.
Herinneringen aan klanten
Afspraken, apk's, onderhoudsbeurten of aanleveringen. Per mail of sms, op de momenten die jij bepaalt, met jouw tekst.
Taken die vanzelf op een lijst komen
Wat een antwoord nodig heeft maar niet automatisch mag, wordt een taak bij de juiste collega, met de aanleiding erbij.
Meldingen in Slack of Teams
Een nieuwe aanvraag, een getekende offerte of een klacht meteen in het kanaal waar je toch al kijkt.
Terugkerend werk dat zichzelf inplant
Maandelijkse facturatie, jaarlijkse keuringen, kwartaalgesprekken met vaste klanten. Het staat er voordat iemand eraan denkt.
Seintjes als iets blijft liggen
Een aanvraag zonder volgende stap, een taak over de datum of een klant die maanden niets heeft besteld: dat valt op in plaats van stil te blijven.
03 — Zo ziet het eruit
Een scherm uit een systeem zoals we het bouwen
Geen schermafbeelding van een klant, maar een weergave met verzonnen voorbeeldgegevens. De vorm klopt: zo rustig en zo kaal ziet het er in het echt ook uit.
Goedemorgen, Marloes
Jansen Installatietechniek · dinsdag 14 april
7
klussen vandaag
12
offertes open
3
facturen te laat
04 — Hoe het werkt
In de praktijk gaat het zo
Vier stappen, van inrichten tot dagelijks gebruik.
- 01
We zoeken het herhaalwerk op
In het eerste gesprek gaan we langs wat er elke week terugkomt en wie het doet. Daar zitten de regels die het meeste opleveren.
- 02
We schrijven ze als regel op
Wanneer gaat het af, naar wie, met welke tekst en wanneer juist niet. Dat laatste is het belangrijkst: uitzonderingen bepalen of iets bruikbaar is.
- 03
Eerst stil meekijken
In de eerste weken zie je wat het systeem zou hebben verstuurd voordat het echt gaat. Zo ontdek je de rare gevallen zonder schade.
- 04
Aanzetten en bijstellen
Daarna loopt het. Tekst of timing aanpassen doe je zelf, en een regel die niet bevalt zet je met één knop uit.
05 — Wat het kost
De modules die dit dragen
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in het voorstel.
Indicatie met automatisering
tussen € 4.400 en € 6.500
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
- Doorlooptijd
- 6 tot 7 weken
- Hierin meegerekend
- Basis-CRM en 3 modules
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Klantcontact | |||
| E-mail en telefonie | Mail en gesprekken automatisch bij de juiste klant, zodat iedereen ziet wat er is afgesproken.
| tussen € 600 en € 1.200 | 1 week |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen.
| tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
| Rapportages | Omzet, marge, doorlooptijd en werkdruk in overzichten die je zelf instelt en die elke ochtend actueel zijn.
| tussen € 500 en € 1.000 | 1 week |
06 — Veelgestelde vragen
Vragen over automatisering
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf bouwt.
Gaan mijn klanten dit niet als spam ervaren?
Dat hangt af van wat je verstuurt. Een herinnering aan een afspraak die iemand zelf heeft gemaakt, wordt gewaardeerd; een nieuwsbrief die niemand heeft aangevraagd niet. Wij bouwen alleen berichten die over het eigen dossier van de klant gaan, met een afzender die hij kent, en je bepaalt zelf de frequentie.
Wat als een regel op het verkeerde moment afgaat?
Daarom laten we elke regel eerst een paar weken meelopen zonder te versturen: je ziet wat er zou zijn gegaan en naar wie. De rare gevallen komen er dan uit, en dat zijn er altijd een paar. Daarna kun je elke regel afzonderlijk uitzetten of aanpassen.
Kan ik teksten zelf aanpassen?
Ja. De berichten staan als sjablonen in het systeem, met velden die vanzelf gevuld worden zoals naam, datum en bedrag. Je past de tekst aan zonder ons; alleen als er een nieuw soort bericht bij moet, doen wij dat, en kleine wijzigingen zitten in het maandbedrag.
Kan ik ook zelf nieuwe regels maken?
Dat hangt af van hoe ver je wilt gaan. De gebruikelijke knoppen, teksten en termijnen zet je zelf om. Voor een echt nieuwe regel bel je ons; meestal is dat een kwestie van een halve dag en gaat het binnen het onderhoud mee. Wij bouwen bewust geen ingewikkelde bouwdoos die niemand durft aan te raken.
Wat kost automatisering?
De module automatisering kost tussen € 800 en € 1.800 bovenop het basis-CRM van € 2.500, eenmalig en exclusief btw. Wil je de berichten via je eigen mailbox laten lopen en gesprekken vastleggen, dan komt e-mail en telefonie erbij voor tussen € 600 en € 1.200. Daarna is het € 49 per maand.
Wat levert het op?
Dat verschilt per bedrijf, dus we noemen liever geen percentage dat we niet kunnen waarmaken. Reken zelf: hoeveel uur per week gaat er op aan herinneren, nabellen en doorgeven, en hoeveel offertes lopen er dood omdat er niemand achteraan ging. Bij de meeste bedrijven zitten de grootste opbrengsten in dat tweede.
07 — Verder lezen
Vakken waar dit het vaakst nodig is
Roosters, objecten en maandfacturen die elkaar niet tegenspreken.
Van eerste proefles tot uitgereikt rijbewijs, zonder losse lijstjes.
Afspraken, wachtlijst en nazorg geregeld, zonder extra administratie.
Dossiers, deadlines en ontbrekende stukken in één overzicht.
Onderdelen die hier goed bij passen
Je klanten zien zelf waar het staat, zonder eerst te moeten bellen.
Wie doet wat waar, en wat is er gedaan: allebei in hetzelfde systeem.
Volgende stap
Reken uit wat automatisering bij jou kost
De modules van deze pagina staan al voor je aangevinkt. Wat je verder nodig hebt, vink je er zelf bij.
Liever even bellen? 085 060 7848