Je CRM koppelen aan wat je al gebruikt
Een nieuw systeem is pas een verbetering als de oude systemen er niet naast blijven bestaan. Dat is de val waar veel bedrijven in lopen: het CRM komt erbij, maar de boekhouding blijft, de mailbox blijft, de website levert nog steeds formulieren in een aparte inbox, en de voorraad staat ergens anders. Er is een systeem bij gekomen en er is niets verdwenen.
De oplossing is niet om alles te vervangen. Je boekhoudpakket doet zijn werk goed, je telefooncentrale hoeft niet anders en je voorraadsysteem vervang je niet zonder goede reden. De oplossing is dat die systemen met elkaar praten, zodat een gegeven één keer wordt ingevoerd en op de andere plekken vanzelf klopt.
Daar bouwen wij aan. We kijken bij het eerste gesprek welke systemen je gebruikt en wat er tussen moet lopen, en zeggen eerlijk wat wel en niet kan. Wat kan, bouwen we zo dat het onzichtbaar is: een factuur die in je boekhouding verschijnt, een mail die bij de juiste klant belandt, een aanvraag van je site die als kaart op het bord komt.
01 — Voor wie
Herken je dit?
Dit onderdeel lost een aantal heel concrete dingen op. Als één van de situaties hieronder je bekend voorkomt, is koppelingen waarschijnlijk de moeite waard.
Je typt klant- en factuurgegevens over van het ene systeem naar het andere en komt jezelf dagelijks tegen.
Aanvragen van je website komen in een losse mailbox en moeten met de hand ergens anders worden ingevoerd.
Je weet in je CRM niet of een factuur betaald is, omdat dat alleen in de boekhouding staat.
Je wilt af van een los pakket, maar niet van de gegevens die er de afgelopen jaren in zijn opgebouwd.
02 — Wat je krijgt
Wat er in koppelingen zit
Dit is de standaarduitvoering. Wat er precies in komt, bepalen we bij het ontwerp — jouw woorden, jouw stappen.
Koppeling met je boekhouding
Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart: facturen gaan erheen, betaalstatus komt terug, en klantgegevens blijven aan beide kanten gelijk.
Je mailbox bij de klantkaart
Berichten van en naar een klant komen op zijn tijdlijn, ook als ze uit de persoonlijke mailbox van een collega komen.
Telefonie die de klant herkent
Een binnenkomende oproep toont wie er belt en zijn laatste afspraken, en na het gesprek leg je in één veld vast wat er is gezegd.
Formulieren van je website
Een aanvraag of contactformulier wordt meteen een kaart of een klant, bij de juiste collega, zonder tussenstap in een mailbox.
Je voorraad- of branchepakket
Artikelen, prijzen, orders en standen komen binnen uit het pakket dat je al hebt. Wat daar goed werkt, blijft daar.
Je oude gegevens, opgeschoond
Klanten, contacten en historie uit Excel, HubSpot, Pipedrive of een oud systeem, met dubbele kaarten samengevoegd.
03 — Zo ziet het eruit
Een scherm uit een systeem zoals we het bouwen
Geen schermafbeelding van een klant, maar een weergave met verzonnen voorbeeldgegevens. De vorm klopt: zo rustig en zo kaal ziet het er in het echt ook uit.
De Vries Groothandel
Klant sinds 2019 · Rotterdam · 18 medewerkers
04 — Hoe het werkt
In de praktijk gaat het zo
Vier stappen, van inrichten tot dagelijks gebruik.
- 01
We nemen je systemen door
In het eerste gesprek maken we een lijst van wat je gebruikt en wat er tussen moet lopen, met de richting per gegeven.
- 02
We zeggen wat kan en wat niet
Niet elk pakket laat zich koppelen. Waar het niet gaat, zoeken we een andere weg of laten we het bewust los, maar je hoort het vooraf.
- 03
We bouwen en testen met je eigen gegevens
Eerst op een testomgeving met een kopie van je eigen gegevens, zodat je ziet wat er gebeurt voordat het je administratie raakt.
- 04
Het loopt, en wij houden het bij
Verandert er iets aan de andere kant, dan lossen we dat op binnen het maandbedrag. Je merkt er in het gunstigste geval niets van.
05 — Wat het kost
De modules die dit dragen
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in het voorstel.
Indicatie met koppelingen
tussen € 4.400 en € 6.100
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
- Doorlooptijd
- 5 tot 6 weken
- Hierin meegerekend
- Basis-CRM en 3 modules
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart.
| tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Klantcontact | |||
| E-mail en telefonie | Mail en gesprekken automatisch bij de juiste klant, zodat iedereen ziet wat er is afgesproken.
| tussen € 600 en € 1.200 | 1 week |
| Techniek en overzicht | |||
| Overzetten van je gegevens | Je klanten, contacten en historie uit Excel, HubSpot, Pipedrive of je oude systeem netjes overgezet.
| tussen € 350 en € 900 | geen |
06 — Veelgestelde vragen
Vragen over koppelingen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf bouwt.
Met welke pakketten kunnen jullie koppelen?
Voor boekhouding zijn dat vooral Moneybird, e-Boekhouden, Exact en Snelstart. Voor mail werken we met Microsoft 365 en Google Workspace, en voor telefonie met de meeste Nederlandse aanbieders. Staat jouw pakket er niet bij, dan zoeken we het uit voordat je iets beslist.
Wat als een pakket geen koppeling toelaat?
Dan zeggen we dat, in plaats van iets te bouwen dat bij de eerste update omvalt. Soms is er een tussenweg met een geplande export en import, soms is het antwoord dat het handwerk blijft. Dat weten voordat je begint is beter dan een half werkende koppeling.
Gaat mijn oude gegevensbestand echt mee?
Ja, dat is de module overzetten van je gegevens (tussen € 350 en € 900). Wij halen het uit Excel, uit een export of rechtstreeks uit het oude systeem, voegen dubbele klanten samen en nemen de historie mee. Je krijgt eerst een proefimport om na te kijken; het oude systeem gaat pas uit als jij zegt dat het klopt.
Wie is er verantwoordelijk als een koppeling stopt?
Wij, zolang je het abonnement hebt. Verandert er iets aan de kant van het andere pakket, dan passen wij het aan. Het maandbedrag is er onder andere voor bedoeld dat je hier zelf niet achteraan hoeft.
Wat kosten koppelingen?
De boekhoudkoppeling zit in de module facturen en boekhouding (tussen € 950 en € 1.500), mail en telefonie kost tussen € 600 en € 1.200 en het overzetten van gegevens tussen € 350 en € 900. Dat komt bovenop het basis-CRM van € 2.500, eenmalig en exclusief btw. Een koppeling met een branchepakket begroten we apart, na het gesprek waarin we hebben gekeken of het kan. Daarna is het € 49 per maand.
Blijven mijn gegevens van mij?
Ja. Alles draait op een Nederlandse server, je kunt op elk moment alles exporteren en er zit geen beding in het contract dat je gegevens gijzelt. Dat is bewust: het is jouw systeem en je moet ermee weg kunnen als je dat wilt.
07 — Verder lezen
Vakken waar dit het vaakst nodig is
Prijsafspraken, orders en debiteuren die elkaar niet tegenspreken.
Dossiers, deadlines en ontbrekende stukken in één overzicht.
Weten wat waar staat, wat er terugkomt en wat er gefactureerd moet.
Elk project op één plek: calculatie, meerwerk, planning en facturen.
Onderdelen die hier goed bij passen
Regels die herinneren, opvolgen en seinen geven terwijl jij aan het werk bent.
Van offerte naar akkoord naar factuur, zonder iets over te typen.
Volgende stap
Reken uit wat koppelingen bij jou kost
De modules van deze pagina staan al voor je aangevinkt. Wat je verder nodig hebt, vink je er zelf bij.
Liever even bellen? 085 060 7848