Wat kost een CRM laten bouwen?

Het korte antwoord

Een maatwerk CRM voor een bedrijf met drie tot dertig medewerkers begint bij € 2.500 en komt in de praktijk meestal uit tussen de vijfduizend en twaalfduizend euro, eenmalig en exclusief 21% btw. Daarnaast betaal je € 49 per maand, of € 588 per jaar, voor hosting, back-ups, updates en support. Dat maandbedrag is vast en telt niet per gebruiker.

Het verschil tussen die vijfduizend en die twaalfduizend zit bijna helemaal in hoeveel het systeem moet doen. Klanten en contacten bijhouden is de basis. Offertes maken, werkbonnen invullen op locatie, een klantenportaal en een koppeling met de boekhouding zijn stuk voor stuk echt bouwwerk.

Waaruit de prijs is opgebouwd

Wij hebben de prijs in drie stukken geknipt, zodat je kunt zien waar je geld heen gaat. Het eerste stuk is het basis-CRM van € 2.500. Dat is het fundament en dat krijgt iedereen: klanten en contactpersonen op één kaart, notities, taken, een tijdlijn per klant, zoeken door alles heen, gebruikers met eigen rechten en een dashboard. Het draait op elke telefoon en computer en het is ingericht op jouw woorden en jouw manier van werken.

Het tweede stuk zijn de modules. Dat zijn de onderdelen die niet elk bedrijf nodig heeft en die je dus ook niet moet betalen als je ze niet gebruikt. Elke module heeft een ondergrens en een bovengrens, omdat een offertemodule voor een groothandel met staffelprijzen meer werk is dan voor een adviesbureau met drie diensten.

Het derde stuk is de omvang van je team. Tot vijf gebruikers zit dat in de basisprijs. Van zes tot vijftien gebruikers rekenen we € 500 extra, vanaf zestien gebruikers € 1.250. Dat is eenmalig en niet per maand: meer mensen betekent meer rechten, meer rollen en meer werk bij het inrichten, maar geen hoger abonnement.

Een rekenvoorbeeld dat je kunt narekenen

Neem een installatiebedrijf met twaalf man: acht monteurs, twee op kantoor, een werkvoorbereider en de eigenaar. Ze werken nu met Excel voor de planning, een map met offertes in Word en Moneybird voor de facturen. Ze willen offertes maken vanuit de klantkaart, de planning op een bord, een werkbon op de telefoon van de monteur, de facturen uit Moneybird en hun oude klantenbestand mee.

De indicatie komt uit op tussen € 7.200 en € 10.250, met een doorlooptijd van 9 tot 10 weken. Daarbovenop komt € 49 per maand. Die bandbreedte is geen slag om de arm: hij verdwijnt zodra we hebben doorgenomen hoe jouw werkbon eruitziet en welke velden erop moeten. Daarna staat er één bedrag in het voorstel.

Wat je elke maand betaalt

Een CRM is niet klaar als het live gaat. Het moet ergens draaien, er moeten back-ups zijn, de onderliggende techniek moet bijgewerkt blijven en er moet iemand opnemen als er iets niet werkt. Bij ons kost dat € 49 per maand of € 588 per jaar, ongeacht hoeveel mensen ermee werken. Daarin zit:

• Hosting op een snelle Nederlandse server
• Dagelijkse back-ups, dertig dagen bewaard
• Updates van de onderliggende techniek
• SSL-certificaat, altijd geldig
• Support met reactie binnen één werkdag
• Kleine wijzigingen, gewoon inbegrepen
• Je gegevens blijven van jou, altijd te exporteren

Dat vaste bedrag is precies het verschil met een standaardpakket. Daar betaal je per gebruiker per maand, en dat loopt mee met je bedrijf. Twaalf mensen op een pakket van vijftig euro per gebruiker is zeshonderd euro per maand, oftewel ruim zevenduizend euro per jaar. Elk jaar opnieuw.

Waar een traject duurder van wordt

De bedragen hierboven gelden voor een normaal traject. Er zijn drie dingen die de prijs echt omhoog duwen, en het is eerlijker om ze te noemen dan ze pas in het voorstel te laten opduiken.

1. 01Een rommelig gegevensbestand. Twintig jaar Excel met dubbele klanten, halve adressen en drie schrijfwijzen van dezelfde leverancier kost tijd om op te schonen. Dat werk moet iemand doen, en als wij het doen staat het als meerwerk in het voorstel.
2. 02Een koppeling met een systeem dat geen nette toegang biedt. Moneybird, e-Boekhouden, Exact en Snelstart zijn bekend terrein. Een ouder voorraadpakket zonder documentatie is dat niet, en dan begint het met uitzoeken.
3. 03Tijdens de bouw van gedachten veranderen. Iets anders willen is prima en meestal verstandig, maar het verandert de prijs. Daarom bespreken we wat het kost voordat we het bouwen.

Wat het oplevert

Een CRM verdient zichzelf niet terug omdat het mooi is, maar omdat er werk verdwijnt dat niemand miste. Offertes die niet meer overgetypt worden. Een werkbon die niet meer in de bus blijft liggen. Facturen die dezelfde week de deur uit gaan in plaats van aan het eind van de maand. Een half uur per dag bij vier kantoormensen is al ruim tien uur per week.

Reken het eens door met het bedrag dat je nu aan abonnementen kwijt bent. Veel bedrijven van deze omvang betalen maandelijks voor een pakket dat ze half gebruiken, een los offerteprogramma, een planningstool en een urenregistratie. Tel die op, vermenigvuldig met twaalf en zet dat naast de € 2.500 plus € 49 per maand.

Wat de prijs niet is

De bedragen op deze pagina zijn een indicatie, geen offerte. Ze geven je vooraf een eerlijk beeld van de orde van grootte, zodat je weet of dit past bij wat je van plan bent. Pas na één gesprek, waarin we jouw werkwijze doornemen, staat er één vast bedrag op papier. Dat bedrag verandert daarna niet meer, tenzij jij zelf om iets extra's vraagt.