Maatwerk CRM of Excel: wanneer is overstappen de moeite waard?
Vrijwel elk bedrijf begint in Excel, en dat is geen fout. Een spreadsheet kost niets extra's, je maakt hem in een uur precies zoals jij hem wilt, iedereen kan ermee overweg en je hoeft niemand om toestemming te vragen. Voor een bedrijf met drie mensen en honderd klanten is er weinig dat sneller werkt.
Het gaat ook niet ineens stuk. Het gaat geleidelijk: er komt een tweede tabblad bij, dan een tweede bestand, dan een kopie op iemands bureaublad omdat het origineel openstond. Iemand overschrijft een kolom, een formule verwijst naar de verkeerde rij, en op een dag weet niemand zeker welke versie de goede is. Dat kost geen abonnement, maar wel uren en soms een klant.
Hieronder zetten we Excel eerlijk naast een eigen systeem, en we beginnen met de erkenning dat Excel op een paar punten gewoon wint. De vraag is niet of Excel slecht is, maar of jouw bedrijf er inmiddels overheen gegroeid is.
01 — De korte versie
Het antwoord in één alinea
In euro's wint Excel altijd, en dat blijven we zeggen. Het verschil zit in uren en in fouten: dubbel werk, ontbrekende historie, dingen die blijven liggen en het risico dat je één bestand kwijtraakt. Zodra meer dan twee of drie mensen tegelijk in hetzelfde overzicht moeten, of zodra je klanten begint te vergeten, verdient een eigen systeem vanaf € 2.500 plus € 49 per maand zichzelf meestal binnen twee jaar terug.
02 — Punt voor punt
Maatwerk naast Excel
Per criterium wat een systeem op maat doet en wat Excel doet. De olijfmarkering staat bij de kant die dat punt wint; staat er nergens een markering, dan is het gelijkspel.
| Criterium | CRM op maat | Excel |
|---|---|---|
| Kosten over drie jaar, vijf gebruikers | Eenmalig tussen € 4.550 en € 6.150 plus € 49 per maand: over drie jaar tussen € 6.314 en € 7.914. | Vrijwel niets extra's: bij Microsoft 365 rond de € 12 per gebruiker per maand, wat je toch al betaalt voor mail. Prijspeil 2026.voordeel |
| Tijd tot je ermee werkt | 3 tot 4 weken voor het basis-CRM, met modules erbij vijf tot acht weken. | Vanmiddag. Een nieuw tabblad en je bent begonnen.voordeel |
| Met meerdere mensen tegelijk werken | Iedereen werkt tegelijk in hetzelfde systeem; wie wat heeft gewijzigd is te zien en niets overschrijft elkaar.voordeel | Online samenwerken kan, maar één verkeerde klik overschrijft andermans werk en dat merk je pas later. |
| Historie per klant | Elk gesprek, elke offerte, elke factuur en elke afspraak op één tijdlijn, jaren terug te lezen.voordeel | Een cel wordt overschreven. Wat er vorig jaar is afgesproken, staat er meestal niet meer in. |
| Dingen die vanzelf gebeuren | Herinneringen, taken en meldingen gaan af zonder dat iemand eraan denkt, ook in de drukke weken.voordeel | Niets gebeurt vanzelf. Alles hangt aan iemand die eraan denkt om te kijken. |
| Aanpassen aan jouw manier van werken | Volledig, maar een wijziging vraagt een belletje met ons en soms een kleine begroting. | Volledig en meteen: een kolom erbij kost tien seconden en daar heb je niemand voor nodig.voordeel |
| Koppelen met je boekhouding en mailbox | Facturen naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart, en mail die bij de klantkaart komt.voordeel | Handmatig overtypen of plakken, en dat is precies waar de fouten insluipen. |
| Onderweg gebruiken | Op elke telefoon bruikbaar, met een app voor de buitendienst die ook zonder bereik werkt.voordeel | Een spreadsheet op een telefoon is bijna niet te lezen en zeker niet in te vullen. |
| Veiligheid van je gegevens | Nederlandse server, dagelijkse back-ups die dertig dagen bewaard blijven, rechten per gebruiker.voordeel | Een bestand dat lokaal staat of in een gedeelde map, meestal zonder rechten en met een back-up die niemand test. |
| Afhankelijkheid van één persoon | Je hebt een bouwer nodig voor nieuwe onderdelen, maar het systeem is zonder hem te gebruiken en te begrijpen.voordeel | De sheet is meestal van één iemand. Is die weg of ziek, dan durft niemand anders aan de formules te komen. |
03 — Wanneer wat
Welke kant moet jij op?
Twee lijstjes. Herken je jezelf links vaker dan rechts, kies dan het pakket — dan zou een eigen systeem geld kosten dat het niet terugverdient.
Kies Excel als…
- Je bent met twee of drie mensen en houdt minder dan een paar honderd klanten bij.
- Eén iemand doet de administratie en niemand anders hoeft in hetzelfde overzicht te zijn.
- Je overzicht is echt een rekenblad: calculaties, marges of prognoses waar formules op hun plek zijn.
- Je bedrijf verandert nog te snel om vast te leggen hoe het werkt; dan is een sheet goedkoper om weg te gooien.
Kies maatwerk als…
- Meerdere mensen moeten tegelijk in dezelfde gegevens en je hebt al een keer werk zien verdwijnen.
- Er blijven klanten en offertes liggen omdat niemand ziet dat er iets openstaat.
- Je typt dezelfde gegevens over tussen je sheet, je mail en je boekhouding.
- De historie van een klant is belangrijk voor je werk en die staat nu nergens compleet.
04 — De rekensom
Wat Excel kost
Prijzen van pakketten veranderen; deze staan op het peil van 2026 en zijn bedoeld als orde van grootte, niet als offerte.
Excel kost je in euro's vrijwel niets extra: je betaalt Microsoft 365 al voor je mail, rond de € 12 per gebruiker per maand, prijspeil 2026. Op vijf gebruikers is dat ruim € 2.100 over drie jaar en dat zou je toch al uitgeven. Daar staat een kostenpost tegenover die niet op een factuur komt: de uren die weggaan aan overtypen, zoeken in versies, dubbel werk en het herstellen van fouten. Reken eens met je eigen cijfers: twee uur per week aan handwerk is bij een uurtarief van € 55 al zo'n € 5.700 per jaar, en dan tellen de gemiste offertes nog niet mee. Een eigen systeem met offertes, facturen en het overzetten van je bestanden komt in deze opstelling op tussen € 4.550 en € 6.150 eenmalig en € 49 per maand, dus tussen € 6.314 en € 7.914 over drie jaar. Of dat de moeite waard is, hangt af van hoeveel van die uren jij herkent.
Waar het op neerkomt
Excel is niet het probleem, groei is dat. Een spreadsheet is een prima begin en voor sommige bedrijven jarenlang genoeg. Maar op het moment dat meerdere mensen erin moeten, dat er dingen blijven liggen die geld opleveren en dat niemand meer durft te zeggen welke versie klopt, ben je de uren aan het betalen die je had kunnen besparen. Kijk niet naar wat een systeem kost, maar naar wat de huidige manier je per week kost. Valt dat mee, blijf dan gerust waar je bent.
05 — Veelgestelde vragen
Vragen over Excel en maatwerk
Twijfel je nog? Bel gerust. We hebben er niets aan om je iets te laten bouwen dat je niet nodig hebt.
Kunnen onze Excel-bestanden erin?
Ja, dat is de module overzetten van je gegevens. We nemen je bestanden door, maken er een nette structuur van, voegen dubbele klanten samen en doen eerst een proefimport die jij controleert. Kolommen die niemand meer gebruikt laten we bewust weg; dat is het moment om schoon te beginnen.
Wij hebben ingewikkelde formules die precies goed staan. Gaan die verloren?
Nee, die bouwen we na, vaak beter dan in de sheet omdat ze niet meer per ongeluk overschreven kunnen worden. Neem dat rekenwerk mee naar het eerste gesprek: hoe jij rekent is meestal een van de waardevolste dingen die je hebt en dat leggen we zorgvuldig vast.
Wat als mijn mensen Excel gewend zijn en niets anders willen?
Dat is een reële zorg en het bepaalt vaak of een systeem gaat leven. Daarom bouwen we schermen die op één ding gericht zijn, met jullie eigen woorden, en niet een menu met dertig keuzes. Exporteren naar Excel blijft altijd mogelijk voor wie een lijst wil uitdraaien; dat kun je gerust blijven doen.
Kunnen we eerst een klein deel overzetten en Excel ernaast houden?
Even wel, tijdens de overgang. Maar als blijvende oplossing raden we het af: twee plekken met dezelfde gegevens betekent twee versies van de waarheid, en dat is precies waar je vandaan komt. Beter een paar weken dubbel draaien en dan de sheet echt sluiten.
Hoe weet ik of wij er klaar voor zijn?
Een eenvoudige test: tel een week lang bij hoe vaak je iets overtypt, iets zoekt dat er zou moeten zijn, of ontdekt dat iets is blijven liggen. Zit je boven de paar keer per dag, dan is de rekensom snel gemaakt. Zit je eronder, dan is € 2.500 nu nog geen verstandige uitgave en zeggen wij dat liever dan dat je het later merkt.
06 — Andere vergelijkingen
Pipedrive is sterk in verkoop en snel in gebruik. Waar houdt het op, wat kost het over drie jaar en wanneer is een eigen systeem slimmer?
Wat kost HubSpot over drie jaar, wat kan het wel en niet, en wanneer is een eigen systeem verstandiger? Een vergelijking zonder verkooppraat.
Volgende stap
Reken uit wat een eigen systeem bij jou kost
Je ziet de indicatie meteen op het scherm. Blijkt uit het gesprek dat Excel beter past, dan zeggen we dat gewoon.
Liever even bellen? 085 060 7848