Een accountants- of administratiekantoor leeft bij de gratie van termijnen. Aangiftes, jaarrekeningen, loonstroken en btw-aangiftes hebben allemaal een datum die niet verschuift. Daartussen zit het echte werk: achter klanten aan om stukken te krijgen, controleren of een dossier compleet is en de uren verantwoorden die eraan besteed zijn.
De boekhoudpakketten doen hun deel goed. Wat ze niet doen, is bijhouden wie je vorige week over de ontbrekende bankafschriften hebt gebeld, welke klant nog moet tekenen, hoeveel uur er al in een vaste prijsafspraak is gaan zitten en bij welke klant het gesprek over volgend jaar nog gevoerd moet worden. Dat zit in mailboxen, in Excel en in de hoofden van de relatiebeheerders.
Wij bouwen de laag die dat vasthoudt. Per klant een dossier met wat er speelt, welke stukken er ontbreken, wie eraan werkt en hoe de teller loopt ten opzichte van de afspraak. Voor de klant een eigen omgeving waar hij zijn stukken uploadt en ondertekent. Voor jullie een lijst per week die zegt waar het knelt, in plaats van een lijst per deadline die zegt dat het te laat is.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
Een aangifte ligt niet stil op de bewerking maar op de drie bonnen en het bankafschrift die er nog niet zijn. Dat rappelleren gebeurt handmatig en per medewerker, dus het gebeurt onregelmatig en het kost de duurste uren van het kantoor.
Elke soort aangifte heeft zijn eigen termijn en elke medewerker houdt zijn eigen overzicht bij. Wie op kantoorniveau wil zien wat er deze maand echt moet, moet drie bestanden naast elkaar leggen.
Er is een bedrag per jaar afgesproken en de uren lopen door. Pas bij de evaluatie blijkt dat een klant structureel meer werk is dan bedacht, en dan is het een pijnlijk gesprek in plaats van een normale bijstelling.
Alles loopt via de mailbox van één relatiebeheerder. Is die met vakantie, ziek of weg, dan begint de klant zijn verhaal opnieuw en verdwijnt er geschiedenis die jullie eigendom zou moeten zijn.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee accountantskantoren meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, bouwen we niet — en betaal je ook niet.
Aangiftes, jaarrekeningen, opdrachtbevestigingen en gespreksnotities bij elkaar, met de status van elk onderdeel in één oogopslag.
Alle termijnen van alle klanten in één overzicht, gefilterd op medewerker, soort of week, zodat pieken zichtbaar zijn voordat ze er zijn.
Per dossier een lijst van wat er nog moet komen. Het systeem stuurt het rappel, houdt bij wanneer en stopt zodra het binnen is.
Inloggen zonder wachtwoord, stukken uploaden, de jaarrekening inzien en digitaal tekenen. Veiliger dan mail en makkelijker voor de klant.
Geschreven uren per klant, per soort werk en per medewerker, afgezet tegen de vaste prijs of het budget. Nu zichtbaar, niet achteraf.
Mail, telefoon en afspraken bij het dossier in plaats van in een persoonlijke mailbox. Een collega die invalt, leest gewoon door.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in het voorstel.
Indicatie voor een accountantskantoor
tussen € 6.250 en € 9.300
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden. | tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen. | tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
| Rapportages | Omzet, marge, doorlooptijd en werkdruk in overzichten die je zelf instelt en die elke ochtend actueel zijn. | tussen € 500 en € 1.000 | 1 week |
04 — Hoe dat eruitziet
Een systeem dat draait, met de onderdelen die je hierboven ziet.
doorlopend sinds 2025
Het eigen bedrijfsplatform waarop het bureau zelf draait
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf bouwt.
Nee. Exact, Twinfield, Moneybird of wat jullie gebruiken blijft het pakket waarin geboekt wordt. Dit systeem zit ernaast: dossiers, deadlines, ontbrekende stukken, klantcontact en uren. Waar een koppeling mogelijk is, halen we klantgegevens en factuurstatus op zodat je niets dubbel invoert.
Het systeem draait op een Nederlandse server met dagelijkse back-ups, en jij bepaalt per medewerker welke dossiers zichtbaar zijn. Stukken die klanten uploaden gaan via het portaal in plaats van via de mail, wat een stuk veiliger is dan een bijlage die in vier mailboxen blijft staan.
Ja, dat is voor de meeste kantoren de belangrijkste reden om hieraan te beginnen. Met de module rapportages (tussen € 500 en € 1.000) zet je geschreven uren, tarief en de vaste jaarafspraak naast elkaar, per klant en per soort werk. De vraag welke klanten te goedkoop zitten, is dan een schermpje in plaats van een middag rekenen.
Daarom houden we het portaal zo klein mogelijk: een link in de mail, geen wachtwoord, en één scherm met wat er van de klant wordt gevraagd. Voor wie het echt niet wil, blijft mail gewoon werken; dat wat binnenkomt zetten jullie met een paar tikken bij het dossier.
Het basis-CRM begint bij € 2.500 eenmalig en exclusief btw, met bij tien medewerkers een toeslag voor de gebruikerstrede. Het klantenportaal kost tussen € 1.500 en € 2.500 en automatisering tussen € 800 en € 1.800. Daarna is het € 49 per maand voor hosting, back-ups, updates en support.
Het basis-CRM staat er in 3 tot 4 weken, met portaal en automatisering erbij kom je op zeven tot negen weken. We leveren bij voorkeur op na een piek en niet ervoor, zodat de eerste weken van het gebruik niet samenvallen met de aangiftedrukte.
06 — Verder lezen
Van eerste gesprek tot laatste factuur, met de bezetting in beeld.
Zoekers, panden en bezichtigingen bij elkaar, ook als het druk is.
Afspraken, wachtlijst en nazorg geregeld, zonder extra administratie.
Je klanten zien zelf waar het staat, zonder eerst te moeten bellen.
Regels die herinneren, opvolgen en seinen geven terwijl jij aan het werk bent.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche staat al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848