Een klantenportaal dat telefoontjes scheelt
De meeste telefoontjes die binnenkomen gaan niet over nieuw werk. Ze gaan over: heb je mijn akkoord ontvangen, wanneer komen jullie, kun je die factuur nog een keer sturen, waar staat het rapport. Elk telefoontje is een paar minuten voor de klant en een onderbreking voor jou, en het antwoord staat allang ergens in je systeem.
Een portaal draait dat om. In plaats van dat iemand belt en jij het opzoekt, kijkt de klant zelf. Dat werkt alleen als het klein is: één scherm dat begint met waar het over gaat, zonder wachtwoord dat niemand onthoudt en zonder menu waar je in verdwaalt. Een portaal dat te veel wil, wordt niet gebruikt en levert dus niets op.
Wij bouwen het portaal op dezelfde gegevens als jouw CRM, dus er is nooit een versie die achterloopt. Inloggen gaat via een link in de mail, de klant ziet alleen zijn eigen dossier, en jij bepaalt precies wat er in staat: offertes accepteren, facturen betalen, stukken aanleveren, afspraken inzien of de voortgang van een project volgen.
01 — Voor wie
Herken je dit?
Dit onderdeel lost een aantal heel concrete dingen op. Als één van de situaties hieronder je bekend voorkomt, is klantenportaal waarschijnlijk de moeite waard.
Je krijgt dezelfde vragen elke week: is het akkoord binnen, wanneer komen jullie langs, mag ik die factuur nog een keer.
Je stuurt documenten per mail heen en weer en weet halverwege niet meer welke versie de laatste is.
Je klanten moeten stukken aanleveren en dat gaat nu via de mail, terwijl het om gegevens gaat die daar eigenlijk niet horen.
Je wilt klanten iets kunnen laten zien zonder dat ze in jouw systeem kunnen kijken of iets kunnen wijzigen.
02 — Wat je krijgt
Wat er in klantenportaal zit
Dit is de standaarduitvoering. Wat er precies in komt, bepalen we bij het ontwerp — jouw woorden, jouw stappen.
Inloggen zonder wachtwoord
De klant vraagt een link aan of gebruikt de link in de mail. Geen wachtwoorden om te vergeten, geen resetprocedure om te ondersteunen.
Offertes bekijken en accepteren
De lopende en eerdere offertes met een knop om te tekenen. Jij ziet meteen wanneer er is gekeken en wanneer er is getekend.
Facturen en betaalstatus
Alle facturen op een rij met wat er openstaat, en waar je dat wilt een betaallink erbij. Kopie opvragen hoeft niemand meer te doen.
Documenten op één plek
Rapporten, tekeningen, opleveringsbewijzen en foto's per project. Altijd de laatste versie, altijd terug te vinden.
Zelf stukken aanleveren
De klant ziet wat er van hem wordt gevraagd en zet het erin. Veiliger dan mail en het staat meteen bij het juiste dossier.
Afspraken en voortgang
Wanneer er iemand komt, waar een project staat en wat de volgende stap is. Precies zoveel als jij wilt tonen, niet meer.
03 — Zo ziet het eruit
Een scherm uit een systeem zoals we het bouwen
Geen schermafbeelding van een klant, maar een weergave met verzonnen voorbeeldgegevens. De vorm klopt: zo rustig en zo kaal ziet het er in het echt ook uit.
Wacht op jou
Offerte OFF-2043 · onderhoudscontract
€ 4.180
04 — Hoe het werkt
In de praktijk gaat het zo
Vier stappen, van inrichten tot dagelijks gebruik.
- 01
Je bepaalt wat de klant ziet
Bij de bouw kiezen we per onderdeel of het in het portaal komt. Vaak begint een bedrijf met facturen en offertes en groeit het daarna.
- 02
De klant krijgt een link
In een bevestiging, een factuurmail of op verzoek. Klikken is inloggen; er hoeft niets te worden aangemaakt of onthouden.
- 03
Hij ziet alleen zijn eigen dossier
De gegevens komen rechtstreeks uit het CRM, dus ze lopen nooit achter. Wat niet van hem is, bestaat voor hem niet.
- 04
Wat hij doet, zie jij meteen
Een akkoord, een geüpload stuk of een vraag komt binnen als melding of taak bij de juiste collega.
05 — Wat het kost
De modules die dit dragen
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in het voorstel.
Indicatie met klantenportaal
tussen € 4.600 en € 6.200
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
- Doorlooptijd
- 6 tot 7 weken
- Hierin meegerekend
- Basis-CRM en 2 modules
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden.
| tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
| E-mail en telefonie | Mail en gesprekken automatisch bij de juiste klant, zodat iedereen ziet wat er is afgesproken.
| tussen € 600 en € 1.200 | 1 week |
06 — Veelgestelde vragen
Vragen over klantenportaal
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf bouwt.
Is inloggen zonder wachtwoord wel veilig?
In de praktijk vaak veiliger dan een wachtwoord dat mensen hergebruiken of op een briefje schrijven. De link is eenmalig, verloopt na korte tijd en werkt alleen voor het e-mailadres dat jij hebt vastgelegd. Voor gevoelige dossiers kunnen we er een extra controle bovenop zetten.
Wat als mijn klanten dit niet gaan gebruiken?
Dat gebeurt als een portaal te veel wil. Daarom bouwen we het klein en zetten we de link in de berichten die de klant toch al krijgt. Blijft iemand liever bellen of mailen, dan kan dat gewoon; het portaal is er om jouw telefoon rustiger te maken, niet om een deur te sluiten.
Kunnen klanten er ook iets in wijzigen?
Alleen wat jij openzet. Een offerte accepteren, een document uploaden of een afspraak verzetten binnen de regels die jij instelt. Wijzigen van gegevens in jouw systeem doen ze nooit rechtstreeks; het komt binnen als verzoek dat iemand bij jou goedkeurt.
Kunnen onderaannemers of leveranciers er ook in?
Ja, met een eigen soort toegang. Een onderaannemer ziet bijvoorbeeld alleen zijn eigen planning en werkbonnen, zonder klantgegevens of prijzen. Dat kost je geen extra gebruiker, want het portaal rekent niet per persoon.
Wat kost een klantenportaal?
Het klantenportaal kost tussen € 1.500 en € 2.500 bovenop het basis-CRM van € 2.500, eenmalig en exclusief btw. Wil je er mail en telefoonnotities bij, dan komt de module e-mail en telefonie erbij voor tussen € 600 en € 1.200. Daarna is het € 49 per maand, ook als er duizend klanten inloggen.
Kan het portaal in onze eigen huisstijl?
Ja. Het draait op je eigen adres, bijvoorbeeld mijn.jouwbedrijf.nl, met je logo en je kleuren. Voor de klant voelt het als een deel van jouw bedrijf en niet als een vreemd systeem waar hij ineens in terechtkomt.
07 — Verder lezen
Vakken waar dit het vaakst nodig is
Dossiers, deadlines en ontbrekende stukken in één overzicht.
Afspraken, wachtlijst en nazorg geregeld, zonder extra administratie.
Van eerste gesprek tot laatste factuur, met de bezetting in beeld.
Zoekers, panden en bezichtigingen bij elkaar, ook als het druk is.
Onderdelen die hier goed bij passen
Regels die herinneren, opvolgen en seinen geven terwijl jij aan het werk bent.
Van offerte naar akkoord naar factuur, zonder iets over te typen.
Volgende stap
Reken uit wat klantenportaal bij jou kost
De modules van deze pagina staan al voor je aangevinkt. Wat je verder nodig hebt, vink je er zelf bij.
Liever even bellen? 085 060 7848