Maatwerk CRM of een standaardpakket?

Wat een standaardpakket goed doet

Onderschat een pakket als HubSpot, Pipedrive of Teamleader niet. Er zit tien jaar ontwikkeling in, duizenden bedrijven hebben de scherpe randjes eraf gesleten en je kunt morgen beginnen. Je krijgt een app, een mailkoppeling, rapportages en een helpcentrum met video's. Voor dertig euro per gebruiker per maand is dat veel waar voor je geld.

Werk je in een vak waar iedereen ongeveer hetzelfde doet, dan past dat pakket waarschijnlijk prima. Een adviseur die gesprekken bijhoudt, offertes stuurt en opvolgt, past in vrijwel elk pakket. Een recruiter, een makelaar in de standaardmodus, een verkoopteam dat deals door een trechter duwt: allemaal gedekt.

Waar een standaardpakket vastloopt

Het knelpunt is bijna nooit een ontbrekende functie. Het is dat het pakket ergens van uitgaat dat bij jou niet klopt. Een pakket denkt in deals en contactpersonen; jij denkt in projecten, bussen, monteurs en opleverdata. Je kunt die woorden vaak wel omzetten, maar dan werkt iedereen in een systeem dat nét iets anders heet dan wat ze doen.

Wat je dan ziet gebeuren is voorspelbaar. Naast het pakket ontstaat een Excel-bestand voor de planning. Daarnaast een map met offertes, omdat de offertemodule geen staffelprijzen kan. Daarnaast een WhatsApp-groep voor de dagindeling. Het pakket wordt het adresboek en de rest van het werk leeft ernaast. Dan betaal je voor iets dat het probleem niet oplost.

Het tweede knelpunt is de prijs per gebruiker. Zolang je met vier mensen bent valt het mee. Groei je naar vijftien, dan groeit de rekening mee, en precies in de jaren waarin je dat geld ergens anders voor nodig hebt. Bij de meeste pakketten zitten de onderdelen die je nodig hebt bovendien in het duurdere abonnement.

De vergelijking op een rij

In die tabel wint geen van beide over de hele linie, en dat is precies het punt. Een pakket koopt tijd, maatwerk koopt passendheid. Wat het zwaarst weegt hangt af van waar je nu staat.

Drie vragen die de keuze maken

Hoeveel van je werk past in een standaardformulier?

Pak het laatste project dat goed liep en schrijf op welke stappen het doorliep, van eerste telefoontje tot laatste factuur. Kun je die stappen terugvinden in een proefaccount van een pakket, dan zit je goed. Moet je halverwege iets in een notitieveld proppen omdat er geen plek voor is, dan heb je het antwoord gevonden.

Met hoeveel mensen ga je werken, over vijf jaar?

Reken het door. Twaalf mensen op veertig euro per gebruiker per maand is 5.760 euro per jaar, en over vijf jaar bijna dertigduizend. Een maatwerksysteem van € 2.500 tot twaalfduizend euro plus € 49 per maand komt in diezelfde vijf jaar rond de vijftienduizend uit. De kanteling ligt meestal ergens tussen de acht en de twaalf gebruikers.

Wat gebeurt er als het pakket morgen verdwijnt?

Pakketten worden overgenomen, prijzen worden verhoogd, onderdelen verdwijnen uit het abonnement waar je voor betaalt. Bij een eigen systeem heb je de database en de code, en kan een andere partij het overnemen. Dat is geen ramp die je verwacht, maar wel een risico dat je moet meewegen als je hele administratie erin staat.

De tussenweg die vaak wordt vergeten

Je hoeft niet te kiezen tussen alles of niets. Een veelvoorkomende opzet is een eigen systeem voor het werk dat echt van jou is, met koppelingen naar de pakketten die hun werk al goed doen. Je boekhouding blijft in Moneybird of Exact, je mail blijft waar hij is, en het CRM praat ermee.

Dat is bijna altijd verstandiger dan zelf een boekhoudpakket nabouwen. Boekhouding heeft met wetgeving te maken die elk jaar verandert; dat wil je niet onderhouden. Jouw werkbon, jouw offerte en jouw planning veranderen alleen als jij dat wilt.

Wat wij in het gesprek doen

In het eerste gesprek gaan we je werkwijze door en rekenen we het allebei door. Blijkt daaruit dat een pakket je beter bedient, dan zeggen we dat en noemen we welk pakket we zouden proberen. Dat kost ons een opdracht en levert ons iemand op die eerlijk advies heeft gekregen, en die over drie jaar terugbelt als het pakket toch knelt.