Maatwerk CRM of HubSpot: wat past bij jouw bedrijf?
HubSpot is een goed product. Het staat er binnen een dag, het ziet er verzorgd uit, er zit een uitgebreide gratis versie in en de hoeveelheid uitleg, cursussen en kant-en-klare koppelingen is ongeëvenaard. Voor een bedrijf dat vooral leads binnenhaalt via de website, mailcampagnes stuurt en zijn verkoop wil bijhouden, is het vaak precies goed.
Waar het knelt, is voorspelbaar. Het kost per gebruiker per maand, en dat loopt op zodra ook je binnendienst, je planners en je monteurs mee moeten kijken. Je proces moet passen binnen wat HubSpot bedacht heeft, en zodra je iets doet wat er niet in zit — werkbonnen, onderhoudsrondes, materieelverhuur, dossiers met deadlines — begin je met omwegen die iemand moet onderhouden.
Op deze pagina zetten we de twee eerlijk naast elkaar, inclusief de punten waarop HubSpot wint. Wij bouwen maatwerk, dus we zijn niet neutraal; daarom noemen we de bedragen en de criteria zo concreet mogelijk, zodat je zelf kunt narekenen wat voor jouw situatie klopt.
01 — De korte versie
Het antwoord in één alinea
Kort gezegd: heb je vooral verkoop en marketing, weinig gebruikers en een proces dat past bij wat HubSpot standaard doet, dan is HubSpot sneller en waarschijnlijk goedkoper. Werk je met meer dan een handvol mensen, ligt je zwaartepunt in de uitvoering, of loopt je bedrijf op een manier die niet in een standaardscherm past, dan wordt een eigen systeem vanaf € 2.500 plus € 49 per maand meestal de betere en na een paar jaar ook de goedkopere keuze.
02 — Punt voor punt
Maatwerk naast HubSpot
Per criterium wat een systeem op maat doet en wat HubSpot doet. De olijfmarkering staat bij de kant die dat punt wint; staat er nergens een markering, dan is het gelijkspel.
| Criterium | CRM op maat | HubSpot |
|---|---|---|
| Kosten over drie jaar, acht gebruikers | Eenmalig tussen € 5.550 en € 7.550 plus € 49 per maand: over drie jaar tussen € 7.314 en € 9.314.voordeel | HubSpot Starter komt bij acht gebruikers rond de € 5.800 over drie jaar; Professional eerder rond de € 26.000, plus eenmalige onboarding. Prijspeil 2026. |
| Tijd tot je ermee werkt | 3 tot 4 weken voor het basis-CRM, met modules erbij zes tot negen weken. | Dezelfde dag een account, binnen een week ingericht en in gebruik.voordeel |
| Past het bij jouw manier van werken | Het systeem wordt om jouw proces gebouwd, in jouw woorden, met alleen de velden die je gebruikt.voordeel | Ruim in te richten met eigen velden en fasen, maar binnen de kaders van wat HubSpot als verkoopproces ziet. |
| Kosten van een extra gebruiker | Geen. Gebruikers zitten in de eenmalige prijs, in drie treden; het maandbedrag verandert niet.voordeel | Elke extra betaalde gebruiker kost hetzelfde bedrag per maand erbij, elk jaar opnieuw. |
| Marketing, mailcampagnes en formulieren | Basale mail en sjablonen zitten erin; echte campagnes en scoring bouwen we alleen als je ze nodig hebt. | Dit is waar HubSpot vandaan komt: campagnes, formulieren, landingspagina's en rapportage zitten er volwassen in.voordeel |
| Kant-en-klare koppelingen | Wij bouwen de koppelingen die jij nodig hebt, waaronder Moneybird, e-Boekhouden, Exact en Snelstart. | Honderden koppelingen die je zelf aanzet, van boekhouding tot webshop. Zit jouw pakket erbij, dan ben je zo klaar.voordeel |
| Uitvoering: planning, werkbonnen, uren | Onderdeel van hetzelfde systeem, op dezelfde klantkaart, tot en met de handtekening op locatie.voordeel | Niet de kern van HubSpot. Meestal los je dit op met een tweede pakket en een koppeling ertussen. |
| Eigenaarschap van je gegevens | Eigen server in Nederland, alles exporteerbaar, geen beding dat je gegevens vasthoudt.voordeel | Je kunt exporteren, maar de omgeving blijft van HubSpot en stopt zodra je stopt met betalen. |
| Leren werken met het systeem | Weinig uitleg nodig omdat het jouw woorden en jouw stappen gebruikt, maar er is geen cursusaanbod van anderen. | Een academie, certificeringen en een grote gemeenschap. Nieuwe medewerkers kennen het vaak al.voordeel |
| Afhankelijkheid van de leverancier | Je bent afhankelijk van de partij die het bouwde, maar de gegevens en de afspraken over de code zijn van jou. | Je bent afhankelijk van hun prijzen, hun keuzes en hun pakketindeling, die elk jaar kan wijzigen. |
03 — Wanneer wat
Welke kant moet jij op?
Twee lijstjes. Herken je jezelf links vaker dan rechts, kies dan het pakket — dan zou een eigen systeem geld kosten dat het niet terugverdient.
Kies HubSpot als…
- Je werkt met twee tot vier mensen die het CRM echt gebruiken, en dat blijft de komende jaren zo.
- Je zwaartepunt ligt bij marketing en verkoop: website, campagnes, formulieren en opvolging.
- Je wilt volgende week beginnen en je proces past in grote lijnen bij wat HubSpot standaard doet.
- Je hebt geen bijzondere uitvoering: geen werkbonnen, geen planning, geen dossiers met eigen termijnen.
Kies maatwerk als…
- Meer dan een handvol mensen moet meekijken, en de kosten per gebruiker gaan zichtbaar oplopen.
- Je proces zit in de uitvoering: planning, werkbonnen, onderhoudsrondes, uren of materieel.
- Je gebruikt nu twee of drie systemen naast elkaar en typt gegevens van het een naar het ander over.
- Je hebt afspraken, staffels of dossiers die niet in een standaardformulier passen en nu in hoofden zitten.
04 — De rekensom
Wat HubSpot kost
Prijzen van pakketten veranderen; deze staan op het peil van 2026 en zijn bedoeld als orde van grootte, niet als offerte.
HubSpot rekent per gebruiker per maand. De Starter-pakketten zitten rond de € 20 per gebruiker per maand, Professional begint rond de € 90 per gebruiker per maand en daar komt een eenmalige onboarding bij van meer dan duizend euro; jaarlijks vooruit betalen is goedkoper dan per maand. Voor acht gebruikers betekent dat over drie jaar ruwweg € 5.800 op Starter en rond de € 26.000 op Professional, en dat stopt niet: in jaar vier begint het opnieuw. Een eigen systeem met offertes, facturen, een pipeline en het overzetten van je gegevens komt in deze opstelling op tussen € 5.550 en € 7.550 eenmalig en € 49 per maand, dus tussen € 7.314 en € 9.314 over dezelfde drie jaar — en daarna alleen nog het maandbedrag. Alle bedragen zijn exclusief btw en naar prijspeil 2026; controleer de actuele tarieven op de site van HubSpot voordat je rekent.
Waar het op neerkomt
HubSpot is geen slechte keuze en wij raden het regelmatig aan, vooral aan bedrijven die het van hun marketing moeten hebben en met weinig mensen werken. Maar zodra het aantal gebruikers groeit of je werk zich niet laat persen in de standaardschermen, betaal je elk jaar meer voor een systeem dat steeds minder bij je past. Een eigen systeem kost aan het begin meer en daarna veel minder, en het past wel. Reken het na met je eigen aantal gebruikers: dat sommetje is eerlijker dan welke vergelijkingstabel ook.
05 — Veelgestelde vragen
Vragen over HubSpot en maatwerk
Twijfel je nog? Bel gerust. We hebben er niets aan om je iets te laten bouwen dat je niet nodig hebt.
Kan ik mijn gegevens uit HubSpot meenemen?
Ja. HubSpot laat je contacten, bedrijven, deals en activiteiten exporteren, en die zetten we over met de module overzetten van je gegevens. Dubbele contacten voegen we samen en de historie gaat mee. Je houdt HubSpot tijdens de bouw gewoon draaien en zegt pas op als het nieuwe systeem staat.
Wij gebruiken alleen de gratis versie van HubSpot. Is dat niet genoeg?
Vaak wel, zeker in het begin. De gratis versie is echt bruikbaar voor contacten en een eenvoudige pijplijn. Ga je pas nadenken over maatwerk als je tegen de grenzen aanloopt: meer gebruikers, een proces dat er niet in past, of gegevens die je nu in Excel ernaast bijhoudt omdat het er niet in kan.
Kan een maatwerk CRM ook e-mailcampagnes versturen?
Sjablonen, herinneringen en berichten over het eigen dossier van een klant bouwen we standaard. Echte marketingcampagnes met segmentatie en statistieken zijn een vak apart; daarvoor is een gespecialiseerd pakket vaak beter en dat koppelen we dan. Het is eerlijker om te zeggen dat we dat niet beter doen dan HubSpot.
Wat als jullie er over vijf jaar niet meer zijn?
Dat is een terechte vraag en het eerlijke antwoord is dat dat risico bestaat, net zoals een pakket zijn voorwaarden kan veranderen. Daarom draait het op standaardtechniek in plaats van een eigen bouwdoos, staan de afspraken over de code in het contract en kun je alles op elk moment exporteren. Een andere bouwer kan het overnemen.
Is maatwerk niet veel duurder in onderhoud?
Dat is de aanname waar veel mensen mee binnenkomen. Bij ons is het € 49 per maand, met hosting, back-ups, updates, support binnen één werkdag en kleine wijzigingen inbegrepen. Grote uitbreidingen begroten we apart, net zoals je bij een pakket voor een hogere trede betaalt. Het verschil is dat het maandbedrag niet meegroeit met het aantal mensen.
06 — Andere vergelijkingen
Pipedrive is sterk in verkoop en snel in gebruik. Waar houdt het op, wat kost het over drie jaar en wanneer is een eigen systeem slimmer?
Salesforce kan bijna alles, maar wat kost dat een bedrijf met vijftien mensen? Een eerlijke vergelijking met een systeem op maat.
Volgende stap
Reken uit wat een eigen systeem bij jou kost
Je ziet de indicatie meteen op het scherm. Blijkt uit het gesprek dat HubSpot beter past, dan zeggen we dat gewoon.
Liever even bellen? 085 060 7848