Offertes en facturen in je eigen CRM
Tussen een offerte en de betaling ervan zitten in de meeste bedrijven drie of vier systemen. De offerte wordt in Word gemaakt en als pdf gemaild, het akkoord komt per mail terug, de factuur wordt in het boekhoudpakket opnieuw ingetypt en of er betaald is, weet alleen degene die de bankrekening bekijkt. Elke overgang is overtypwerk en dus een kans op een fout.
Het duurste aan die keten is niet het typen maar het wachten. Een offerte die drie dagen blijft liggen omdat niemand weet dat hij nog niet is geopend. Een klus die klaar is en pas twee weken later gefactureerd wordt omdat de bon nog in een bus lag. Een factuur die over de termijn gaat zonder dat iemand het merkt.
Wij bouwen die keten als één lijn in je eigen systeem. De offerte komt uit de klantkaart, met jouw huisstijl en jouw voorwaarden. De klant tekent digitaal en dat is meteen zichtbaar. Van akkoord naar factuur is één handeling, en de betaalstatus komt terug uit je boekhouding, zodat je op de klantkaart ziet wat er openstaat.
01 — Voor wie
Herken je dit?
Dit onderdeel lost een aantal heel concrete dingen op. Als één van de situaties hieronder je bekend voorkomt, is offertes en facturen waarschijnlijk de moeite waard.
Je maakt offertes in Word of Excel en past elke keer een oud bestand aan, waardoor er af en toe nog een oude prijs of een verkeerde naam in blijft staan.
Je weet niet welke offertes er open staan en wie je zou moeten nabellen, omdat het overzicht in de verzonden items van een mailbox zit.
Je factureert in batches aan het eind van de maand, terwijl het werk al weken klaar is en je het geld eerder had kunnen hebben.
Je typt factuurgegevens over vanuit een ander systeem en betrapt jezelf erop dat je twee keer hetzelfde invult voordat er iets naar de klant gaat.
02 — Wat je krijgt
Wat er in offertes en facturen zit
Dit is de standaarduitvoering. Wat er precies in komt, bepalen we bij het ontwerp — jouw woorden, jouw stappen.
Offertes in je eigen huisstijl
Jouw logo, jouw indeling, jouw voorwaarden en jouw toon. Een offerte die eruitziet alsof jij hem hebt gemaakt, omdat dat ook zo is.
Regels uit een eigen prijslijst
Vaste posten, staffels en uurtarieven die je zelf beheert, aangevuld met vrije regels voor wat afwijkt. Rekenen doet het systeem.
Digitaal akkoord van de klant
De klant opent de offerte in zijn browser en tekent daar. Je ziet wanneer hij is geopend, wanneer er getekend is en door wie.
Herinnering als het stil blijft
Een offerte die na een aantal dagen niet is geopend of beantwoord, komt terug als taak of gaat vanzelf als vriendelijk bericht de deur uit.
Factuur in één handeling
Van getekende offerte of afgeronde werkbon naar factuur zonder over te typen, in delen of in één keer, met btw en nummering die kloppen.
Betaalstatus terug op de klantkaart
Wat er openstaat en wat er te laat is, komt uit je boekhouding terug in het CRM. Wie de klant belt, ziet het meteen.
03 — Zo ziet het eruit
Een scherm uit een systeem zoals we het bouwen
Geen schermafbeelding van een klant, maar een weergave met verzonnen voorbeeldgegevens. De vorm klopt: zo rustig en zo kaal ziet het er in het echt ook uit.
Facturen april
Gekoppeld met Moneybird
04 — Hoe het werkt
In de praktijk gaat het zo
Vier stappen, van inrichten tot dagelijks gebruik.
- 01
Offerte vanaf de klantkaart
Je begint bij de klant, niet bij een leeg document. Gegevens, contactpersoon en eerdere offertes staan er al; jij vult alleen het werk in.
- 02
De klant opent en tekent
De offerte gaat als link de deur uit. De klant bekijkt hem op zijn telefoon en accepteert met een handtekening. Jij ziet elke stap.
- 03
Het werk wordt gedaan
Uren, materiaal en meerwerk komen uit de planning of de werkbon en horen bij dezelfde opdracht als de offerte.
- 04
Factuur naar de boekhouding
Eén klik maakt de factuur en stuurt hem naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. De betaalstatus komt daar vandaan terug.
05 — Wat het kost
De modules die dit dragen
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in het voorstel.
Indicatie met offertes en facturen
tussen € 4.200 en € 5.250
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
- Doorlooptijd
- 5 tot 6 weken
- Hierin meegerekend
- Basis-CRM en 2 modules
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Offertes | Offertes maken vanuit de klantkaart, versturen als pdf en zien wanneer ze geopend en geaccepteerd zijn.
| tussen € 750 en € 1.250 | 1 week |
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart.
| tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
06 — Veelgestelde vragen
Vragen over offertes en facturen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf bouwt.
Vervangt dit mijn boekhoudpakket?
Nee, en dat is ook niet het idee. Je boekhouder werkt in het pakket dat hij kent en de btw-aangifte blijft daar vandaan komen. Wij maken de factuur op de plek waar het werk gebeurt en sturen hem door, zodat er niets dubbel wordt ingevoerd en de betaalstatus terugkomt op de klantkaart.
Met welke boekhoudpakketten koppelen jullie?
Moneybird, e-Boekhouden, Exact en Snelstart zijn de pakketten die we het vaakst koppelen. Gebruik je iets anders, dan kijken we bij het eerste gesprek of er een manier is om gegevens uit te wisselen, zodat je vooraf weet of het kan in plaats van achteraf.
Is een digitale handtekening rechtsgeldig?
Voor een gewone opdracht tussen bedrijven is een akkoord per e-mail of via een ondertekende offerte in beginsel voldoende; het gaat erom dat je kunt aantonen wie wat wanneer heeft geaccepteerd. Dat leggen wij vast met tijdstip, e-mailadres en de exacte versie van de offerte. Voor zwaardere overeenkomsten kun je beter je jurist raadplegen.
Kan ik verschillende sjablonen gebruiken?
Ja. Veel bedrijven hebben een korte offerte voor kleine klussen en een uitgebreide voor projecten, soms met andere voorwaarden. Je kiest bij het maken welk sjabloon je gebruikt, en wij bouwen er zoveel als je er nodig hebt.
Wat kost deze toepassing?
Offertes kosten tussen € 750 en € 1.250 en facturen met boekhoudkoppeling tussen € 950 en € 1.500, bovenop het basis-CRM van € 2.500. Alles is eenmalig en exclusief btw; de vaste prijs volgt na één gesprek. Daarna is het € 49 per maand voor hosting, back-ups, updates en support.
Kan ik ook alleen offertes nemen en facturen later?
Ja. Veel bedrijven beginnen met offertes, omdat daar de snelste winst zit, en voegen facturen toe zodra dat ritme staat. Later uitbreiden kost hetzelfde als meteen meenemen; alleen de doorlooptijd verschuift.
07 — Verder lezen
Vakken waar dit het vaakst nodig is
Elk project op één plek: calculatie, meerwerk, planning en facturen.
Van storingsmelding tot getekende werkbon en factuur, in één systeem.
Aanleg en onderhoud in één planning, ook als het weer tegenzit.
Van eerste gesprek tot laatste factuur, met de bezetting in beeld.
Onderdelen die hier goed bij passen
Zie wat er in de maak is en wat er blijft liggen, zonder rondje bellen.
Eén keer invoeren, overal kloppend: boekhouding, mail, telefoon en site.
Volgende stap
Reken uit wat offertes en facturen bij jou kost
De modules van deze pagina staan al voor je aangevinkt. Wat je verder nodig hebt, vink je er zelf bij.
Liever even bellen? 085 060 7848