Planning en digitale werkbonnen
Bij bedrijven met mensen in de buitendienst is de planning het kloppend hart. De planning bepaalt de omzet van de week, de volgorde van de ritten en de vraag of iemand om vijf uur thuis is. Toch staat hij in veel bedrijven in een gedeelde agenda of op een whiteboard, met een ochtend telefoneren als er iets verandert.
Aan de andere kant van de dag staat de werkbon. Wat er is gedaan, hoeveel uur het kostte en welk materiaal eraan op ging, geschreven op een doorslagformulier dat in de bus blijft liggen. Die twee, planning en werkbon, gaan over hetzelfde werk, maar ze praten niet met elkaar. Daardoor duurt factureren langer dan nodig en lopen uren weg.
Wij bouwen ze als één geheel. Op kantoor plan je op medewerkers, bussen en middelen. Op de telefoon van de monteur staat zijn dag, met adres, contactpersoon en wat er is afgesproken. Hij vult ter plekke de bon in met uren, materiaal en foto's, laat tekenen en daarmee is de klus klaar voor de factuur, ook als er onderweg geen bereik was.
01 — Voor wie
Herken je dit?
Dit onderdeel lost een aantal heel concrete dingen op. Als één van de situaties hieronder je bekend voorkomt, is planning en werkbonnen waarschijnlijk de moeite waard.
Je verzet 's ochtends de planning en belt daarna een half uur met klanten en monteurs om iedereen op de hoogte te brengen.
Je factureert pas als de papieren bonnen binnen zijn, en dat is meestal een week nadat het werk is gedaan.
Je weet niet zeker of alle uren en al het materiaal van een klus ook echt op de factuur zijn gekomen.
Je krijgt discussie over wat er gedaan is en hebt geen foto's of handtekening om op terug te vallen.
02 — Wat je krijgt
Wat er in planning en werkbonnen zit
Dit is de standaarduitvoering. Wat er precies in komt, bepalen we bij het ontwerp — jouw woorden, jouw stappen.
Een planbord voor de hele week
Klussen slepen naar een medewerker en een dag, met de duur, het adres en de benodigde spullen erbij. Zie in één scherm wat er nog open staat.
Planning op bussen en materieel
Niet alleen mensen zijn schaars. Een hoogwerker, een bus of een machine leg je vast als middel dat maar op één plek tegelijk kan zijn.
De dag op de telefoon
De monteur ziet zijn ritten in volgorde, met navigatie, contactpersoon en de afspraken die op kantoor zijn gemaakt.
Werkbon met foto's en handtekening
Uren, materiaal, de situatie voor en na, en een handtekening van de klant op locatie. Meteen bij de klant en bij de klus opgeslagen.
Werkt door zonder bereik
In een kruipruimte, een kelder of op een bouwplaats zonder dekking gaat het invullen door. Zodra er weer verbinding is, staat alles op kantoor.
Klanten die vanzelf bericht krijgen
Een bevestiging van het tijdvak, een bericht als het opschuift en een melding als de monteur onderweg is. Dat scheelt de meeste telefoontjes.
03 — Zo ziet het eruit
Een scherm uit een systeem zoals we het bouwen
Geen schermafbeelding van een klant, maar een weergave met verzonnen voorbeeldgegevens. De vorm klopt: zo rustig en zo kaal ziet het er in het echt ook uit.
Week 16 · planning
3 monteurs · 14 klussen ingepland
04 — Hoe het werkt
In de praktijk gaat het zo
Vier stappen, van inrichten tot dagelijks gebruik.
- 01
De klus komt in de planning
Uit een geaccepteerde offerte, een storingsmelding of een vaste ronde. Met adres, contactpersoon, geschatte duur en wat er nodig is.
- 02
Kantoor plant en bevestigt
Je zet de klus op een medewerker en een dagdeel; de klant krijgt automatisch het tijdvak bevestigd.
- 03
De monteur werkt de bon bij
Aankomst, uren, materiaal, foto's en bijzonderheden op de telefoon, en de handtekening van de klant voordat hij vertrekt.
- 04
Klaar voor de factuur
De afgeronde bon staat op kantoor klaar. Nakijken, doorzetten naar de factuur en de klant heeft hem dezelfde dag.
05 — Wat het kost
De modules die dit dragen
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in het voorstel.
Indicatie met planning en werkbonnen
tussen € 4.650 en € 6.100
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
- Doorlooptijd
- 7 tot 8 weken
- Hierin meegerekend
- Basis-CRM en 2 modules
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Planning en uitvoering | |||
| Planning en werkbonnen | Klussen inplannen op medewerkers en bussen, met een digitale werkbon die op locatie wordt ingevuld en ondertekend.
| tussen € 1.250 en € 2.000 | 2 weken |
| Mobiele app | Een app op de telefoon van je medewerkers, ook zonder bereik bruikbaar, met alleen wat zij onderweg nodig hebben.
| tussen € 900 en € 1.600 | 2 weken |
06 — Veelgestelde vragen
Vragen over planning en werkbonnen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf bouwt.
Werkt de app echt zonder internet?
Ja. De gegevens van de dag staan op de telefoon, en wat de monteur invult wordt daar bewaard tot er weer verbinding is. Hij merkt er niets van: geen foutmeldingen, geen wachtscherm, geen werk dat opnieuw moet. Dat is precies waarom we een app bouwen in plaats van alleen een website.
Moeten mijn mensen iets installeren uit een app store?
Nee. Ze openen één keer een link en zetten die op hun beginscherm; daarna gedraagt het zich als een app, met meldingen en camera. Dat scheelt gedoe met accounts en met updates die niemand doet, en het werkt op Android en op iPhone.
Kunnen de uren van de werkbon naar de loonadministratie?
Ja. De uren die op de bonnen staan, tel je per medewerker per week op, controleert iemand op kantoor en exporteer je naar je salarispakket. Waar een rechtstreekse koppeling mogelijk is, bouwen we die; anders wordt het een bestand dat je inleest.
Wij hebben vaste routes en geen losse klussen. Past dat?
Ja, en dat is eigenlijk eenvoudiger. Je legt de frequentie per klant vast en het systeem zet de ronde klaar; jij grijpt alleen in bij uitzonderingen. Schoonmaakbedrijven en hoveniers werken vaak zo, met daarnaast een handvol losse opdrachten in dezelfde planning.
Wat kost planning met werkbonnen?
Planning en werkbonnen kosten tussen € 1.250 en € 2.000 en de mobiele app tussen € 900 en € 1.600, bovenop het basis-CRM van € 2.500. Alle bedragen zijn eenmalig en exclusief btw. Daarna is het € 49 per maand voor hosting, back-ups, updates en support, ongeacht hoeveel mensen ermee werken.
Hoe krijg ik mijn monteurs zover dat ze het gebruiken?
Door het korter te maken dan het papier dat ze nu invullen. Wij bouwen het bonscherm met precies de velden die jullie nodig hebben en geen enkele meer, met foto's in plaats van tekst waar dat kan. Als invullen sneller gaat dan een bon schrijven, hoef je niemand te overtuigen.
07 — Verder lezen
Vakken waar dit het vaakst nodig is
Van storingsmelding tot getekende werkbon en factuur, in één systeem.
Roosters, objecten en maandfacturen die elkaar niet tegenspreken.
Aanleg en onderhoud in één planning, ook als het weer tegenzit.
Weten wat waar staat, wat er terugkomt en wat er gefactureerd moet.
Onderdelen die hier goed bij passen
Van offerte naar akkoord naar factuur, zonder iets over te typen.
Regels die herinneren, opvolgen en seinen geven terwijl jij aan het werk bent.
Volgende stap
Reken uit wat planning en werkbonnen bij jou kost
De modules van deze pagina staan al voor je aangevinkt. Wat je verder nodig hebt, vink je er zelf bij.
Liever even bellen? 085 060 7848