Een rijschool met een paar instructeurs is een agenda-bedrijf. Elke leerling heeft een pakket met een aantal uren, een voortgang, een examendatum en een betaalafspraak. Elke instructeur heeft een week die voor negentig procent vaststaat en waar elke dag iets in verschuift omdat iemand ziek is, te laat komt of een keer niet op komt dagen.
Het gaat zelden mis op de grote dingen. Het gaat mis op de leerling die zijn pakket bijna op heeft en dat pas hoort als hij voor de auto staat, op de tussentijdse toets die niet was aangevraagd, en op de factuur die niemand achterna is gegaan omdat de lessen gewoon doorliepen. Dat zijn kleine bedragen die bij elkaar de winst van een kwartaal zijn.
Wij bouwen een systeem dat de leerling en de agenda aan elkaar knoopt. Per leerling zie je het pakket, de uren die op zijn, de voortgang per onderdeel, de examendatums en wat er open staat. De instructeur ziet zijn dag op zijn telefoon en vinkt een les af met een korte notitie. Aan het eind van de maand hoeft niemand meer te reconstrueren wat er is gereden.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
Een afzegging om negen uur 's ochtends laat een gat achter dat je met bellen probeert te vullen. Zonder overzicht van wie er op de wachtlijst staat en wie in dat tijdvak kan, rijdt de instructeur een uur voor niets.
Er wordt doorgereden terwijl de uren op zijn. Bijbestellen vergeten is een lastig gesprek achteraf en soms een factuur die je maar laat lopen om de sfeer goed te houden.
Wie welke onderdelen beheerst, wordt op een kaartje of in een app per instructeur bijgehouden. Valt er iemand uit of gaat een leerling naar een collega, dan begint de beoordeling opnieuw.
Aanvragen, reserveren, tussentijdse toetsen en herexamens hebben allemaal hun eigen termijn. Eén gemiste datum is weken uitstel en een leerling die zijn vertrouwen kwijt is.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee rijscholen meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, bouwen we niet — en betaal je ook niet.
Pakket, gereden uren, resterend saldo, voortgang per onderdeel, examendatums en betaalstatus bij elkaar. Ook als een collega het overneemt.
Vaste lesblokken, ophaaladressen en ritten die elkaar opvolgen. Een verzetting schuift alleen wat hij moet schuiven.
Bij de laatste twee uur van een pakket krijgen de instructeur en het kantoor een seintje, en de leerling een bericht met de mogelijkheid om bij te bestellen.
Na de les vinkt de instructeur af wat er is behandeld en hoe het ging. Dat verslag is de voortgang, het bewijs en de voorbereiding op de volgende les tegelijk.
Een pakket ineens of in termijnen, met automatische herinneringen en een betaalstatus die terugkomt uit je boekhouding.
De leerling ziet zijn lessen, zijn saldo, zijn voortgang en zijn facturen zelf. Dat scheelt de meeste appjes met de vraag hoeveel uur er nog over is.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in het voorstel.
Indicatie voor een rijschool
tussen € 7.000 en € 10.300
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Planning en uitvoering | |||
| Planning en werkbonnen | Klussen inplannen op medewerkers en bussen, met een digitale werkbon die op locatie wordt ingevuld en ondertekend. | tussen € 1.250 en € 2.000 | 2 weken |
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden. | tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen. | tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
04 — Hoe dat eruitziet
Een systeem dat draait, met de onderdelen die je hierboven ziet.
doorlopend sinds 2025
Het eigen bedrijfsplatform waarop het bureau zelf draait
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf bouwt.
Dat kan, en je bepaalt zelf hoe ver die vrijheid gaat. Via het klantenportaal (tussen € 1.500 en € 2.500) geef je leerlingen bijvoorbeeld alleen toegang tot vrije blokken van hun eigen instructeur, met een regel dat verzetten tot 48 uur van tevoren mag. Wil je het liever zelf in de hand houden, dan tonen we alleen de agenda en lopen aanvragen via kantoor.
Ja. Per leerling kies je een pakket of losse uren, en het systeem rekent het saldo op de manier die daarbij hoort. Je stelt je eigen pakketten in, met je eigen aantallen uren en je eigen prijzen, en die kun je elk jaar aanpassen zonder dat de oude leerlingen ineens andere voorwaarden krijgen.
De aanvragen en datums leg je vast bij de leerling, met een herinnering voor de termijnen die je zelf instelt. Een directe koppeling met het CBR maken we niet: die is niet voor rijscholen beschikbaar zoals een boekhoudkoppeling dat is. Je houdt de datum dus zelf bij, maar je vergeet hem niet meer.
Die staat er gewoon nog, met zijn oude voortgang, zijn verslagen en zijn saldo. Je zet hem weer op actief en de instructeur ziet meteen waar het stil is gevallen in plaats van opnieuw te moeten inschatten waar iemand staat.
Het basis-CRM begint bij € 2.500 eenmalig en exclusief btw, met vier gebruikers in de laagste trede. Planning (tussen € 1.250 en € 2.000) en automatisering (tussen € 800 en € 1.800) zijn hier de modules die het meeste werk schelen. Daarna is het € 49 per maand voor hosting, back-ups, updates en support.
Als dat pakket doet wat je nodig hebt, is overstappen zonde van je geld en dat zeggen we liever meteen. Maatwerk wordt interessant als je iets doet wat er niet in past: eigen pakketvormen, bedrijfsopleidingen, meerdere merken onder één dak of een koppeling met je eigen site. Dan bouwen we het om jouw manier heen in plaats van andersom.
06 — Verder lezen
Afspraken, wachtlijst en nazorg geregeld, zonder extra administratie.
Van eerste gesprek tot laatste factuur, met de bezetting in beeld.
Apk-herinneringen, werkplaatsplanning en klanthistorie op één plek.
Regels die herinneren, opvolgen en seinen geven terwijl jij aan het werk bent.
Je klanten zien zelf waar het staat, zonder eerst te moeten bellen.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche staat al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848