Een adviesbureau verkoopt uren van mensen die schaars zijn. Dat maakt twee vragen belangrijker dan alle andere: wat komt er binnen en wie is er vrij. Loopt de acquisitie voor op de bezetting, dan zeg je werk af of lever je het slecht. Loopt het andersom, dan zitten er dure mensen te wachten. De ruimte tussen die twee is smal en verschuift elke maand.
De informatie om die vragen te beantwoorden ligt verspreid. Voorstellen staan in de mailboxen van de partners, de urenregistratie zit in een eigen pakket, de opdrachtafspraken staan in getekende pdf's en de bezetting van volgende maand is een gesprek op maandagochtend. Elk onderdeel klopt op zichzelf; samen geven ze geen beeld.
Wij bouwen een systeem dat de opdracht als middelpunt neemt. Van eerste gesprek en voorstel tot opdracht, uren, voortgang en facturatie in één lijn, met een bord voor wat er nog binnen kan komen en een overzicht van wie de komende weken hoe vol zit. Geen tijdschrijfbureaucratie, maar de paar cijfers waar je op stuurt.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
Elke adviseur heeft zijn eigen lopende gesprekken. Wat er als bureau in de pijplijn zit en wat dat waard is, is een vraag die pas op de kwartaalvergadering wordt beantwoord en dan al achterhaald is.
Of er over zes weken ruimte is, wordt geschat. Zonder een overzicht van toegezegde uren per persoon zeg je opdrachten af die hadden gepast, of neem je werk aan dat niet past.
Aan het eind van de maand met terugwerkende kracht invullen kost tijd en levert cijfers op die niemand vertrouwt. Daarmee is ook de vraag of een opdracht rendabel was niet te beantwoorden.
Er is een bedrag afgesproken voor een traject, en gaandeweg komt er werk bij dat niemand apart vastlegt. Aan het eind is het of een gesprek over geld of stilzwijgend verlies.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee adviesbureaus meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, bouwen we niet — en betaal je ook niet.
Elk gesprek en voorstel als kaart met waarde, kans en volgende stap. Wat er als bureau in de pijplijn zit, is één scherm in plaats van een rondje langs de partners.
Vaste prijs, uurtarief of staffel, met budget, looptijd en de betrokken adviseurs. Alles wat erbij hoort hangt aan de opdracht.
Een scherm met de eigen lopende opdrachten en een paar tikken per dag, ook op de telefoon. Hoe korter het duurt, hoe eerlijker de cijfers.
Toegezegde en geplande uren per adviseur per week, met wat er nog aan kansen boven de markt hangt. Zichtbaar voordat het knelt.
Termijnen, nacalculatie of een maandelijkse verzamelfactuur, met een koppeling naar je boekhouding voor nummering en betaalstatus.
Geschreven uren tegenover de afspraak, en de opbrengst per uur per opdracht. De vraag welk werk je meer zou moeten doen, wordt een cijfer.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in het voorstel.
Indicatie voor een adviesbureau
tussen € 5.200 en € 7.150
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Offertes | Offertes maken vanuit de klantkaart, versturen als pdf en zien wanneer ze geopend en geaccepteerd zijn. | tussen € 750 en € 1.250 | 1 week |
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Sales-pipeline | Elke aanvraag als kaart in een bord, van eerste contact tot gewonnen, met verwachte waarde en volgende stap. | tussen € 500 en € 900 | 1 week |
| Techniek en overzicht | |||
| Rapportages | Omzet, marge, doorlooptijd en werkdruk in overzichten die je zelf instelt en die elke ochtend actueel zijn. | tussen € 500 en € 1.000 | 1 week |
04 — Hoe dat eruitziet
Een systeem dat draait, met de onderdelen die je hierboven ziet.
doorlopend sinds 2025
Het eigen bedrijfsplatform waarop het bureau zelf draait
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf bouwt.
Bij acht mensen die allemaal uren verkopen, gaat het precies om de dingen die standaardpakketten net anders doen: jullie soort opdrachten, jullie manier van tariefafspraken en jullie definitie van bezetting. Wel eerlijk: als je met een eenvoudig urenpakket en een simpele pijplijn toe kunt, is dat goedkoper en dan zeggen we dat ook.
Door het kort te maken en op de telefoon te zetten. Eén scherm met de eigen opdrachten, geen verplichte omschrijving bij elke regel en een herinnering aan het eind van de dag. Wij bouwen het invulscherm zo klein mogelijk, want elke extra klik kost een week later betrouwbaarheid.
Ja. Zij krijgen een eigen inlog met alleen hun opdrachten en hun uren, zonder zicht op tarieven of andere klanten. Hun uren komen binnen als inkoop bij de opdracht, zodat het rendement klopt en hun factuur te controleren is.
Ja, via het klantenportaal (tussen € 1.500 en € 2.500). De klant ziet zijn opdracht, de opgeleverde stukken, de stand van het budget en zijn facturen, zonder dat er documenten per mail heen en weer gaan. Dat scheelt ook de discussie over welke versie de laatste was.
Het basis-CRM begint bij € 2.500 eenmalig en exclusief btw. De sales-pipeline (tussen € 500 en € 900) en rapportages (tussen € 500 en € 1.000) zijn hier de gebruikelijke aanvullingen, vaak met offertes erbij (tussen € 750 en € 1.250). Daarna is het € 49 per maand voor hosting, back-ups, updates en support.
Je stelt per opdracht in wie erbij kan. Voor gevoelige trajecten kun je een opdracht afschermen tot de betrokken adviseurs, ook voor collega's die verder alles zien. Het systeem draait op een Nederlandse server en de gegevens blijven van jou, altijd te exporteren.
06 — Verder lezen
Dossiers, deadlines en ontbrekende stukken in één overzicht.
Zoekers, panden en bezichtigingen bij elkaar, ook als het druk is.
Afspraken, wachtlijst en nazorg geregeld, zonder extra administratie.
Zie wat er in de maak is en wat er blijft liggen, zonder rondje bellen.
Van offerte naar akkoord naar factuur, zonder iets over te typen.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche staat al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848