Een fysiotherapie-, tandarts-, mondzorg- of psychologenpraktijk is een agenda met mensen eromheen. De behandeling zelf is waar het om gaat, maar het werk dat eromheen zit bepaalt hoe vol de agenda staat en hoeveel stress er op de balie ligt: afspraken maken en verzetten, de wachtlijst bellen als er een gat valt, herinneren, herhaalafspraken maken, verwijzers terugkoppelen en aan het eind van de maand factureren.
Voor het medische deel is er een dossiersysteem, en daar blijf je bij: dat is gebonden aan eisen en aan koppelingen die je niet zomaar nabouwt. Maar alles eromheen zit meestal in een agenda, een mailbox, een belbestand op papier en een spreadsheet met de wachtlijst. Precies daar gaat de tijd van de balie in zitten en precies daar valt omzet weg als een afspraak niet doorgaat.
Wij bouwen het systeem eromheen, aangepast op hoe jullie praktijk loopt. Afspraken met de juiste behandelaar en behandelduur, een wachtlijst die zichzelf aanbiedt zodra er een gat valt, herinneringen die het aantal no-shows naar beneden brengen, een eigen omgeving voor de cliënt en facturatie die aansluit op wat jullie al gebruiken.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
Iemand zegt 's ochtends af en de balie begint te bellen. Zonder een wachtlijst die weet wie er op korte termijn kan en bij welke behandelaar, blijft dat uur meestal gewoon leeg.
Mensen vergeten hun afspraak. Handmatig herinneren gebeurt als het rustig is, en juist in drukke weken schiet het erbij in, precies wanneer het verlies het grootst is.
Wie gebeld heeft, wat er is toegezegd en wie nog moet worden teruggebeld, zit in het hoofd van degene die die dag werkte. Een invaller op de balie begint elke keer bij nul.
Huisartsen en andere verwijzers sturen mensen door en horen daarna weinig. Een korte terugkoppeling op vaste momenten kost nu te veel handwerk om vol te houden.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee zorgpraktijken meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, bouwen we niet — en betaal je ook niet.
Behandelduur, benodigde ruimte en vaste blokken houden rekening met elkaar, zodat de balie geen afspraak kan maken die niet past.
Valt er een afspraak uit, dan toont het systeem wie er wacht, bij welke behandelaar past en op korte termijn kan. Eén knop stuurt de vraag uit.
Automatisch bericht een paar dagen en een dag van tevoren, met de mogelijkheid om te bevestigen of te verzetten. Jij stelt de teksten en de momenten in.
Afspraken inzien, vragenlijsten invullen en facturen bekijken, met inloggen via een link in plaats van een wachtwoord dat niemand onthoudt.
Vaste momenten waarop een verwijzer een korte stand van zaken krijgt, klaargezet door het systeem en verstuurd na akkoord van de behandelaar.
Wat niet via de zorgverzekeraar loopt, factureer je hier, met een koppeling naar je boekhouding voor nummering en betaalstatus.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in het voorstel.
Indicatie voor een zorgpraktijk
tussen € 6.650 en € 10.000
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Planning en uitvoering | |||
| Planning en werkbonnen | Klussen inplannen op medewerkers en bussen, met een digitale werkbon die op locatie wordt ingevuld en ondertekend. | tussen € 1.250 en € 2.000 | 2 weken |
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden. | tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
| E-mail en telefonie | Mail en gesprekken automatisch bij de juiste klant, zodat iedereen ziet wat er is afgesproken. | tussen € 600 en € 1.200 | 1 week |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen. | tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
04 — Hoe dat eruitziet
Een systeem dat draait, met de onderdelen die je hierboven ziet.
doorlopend sinds 2025
Het eigen bedrijfsplatform waarop het bureau zelf draait
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf bouwt.
Nee, en dat raden we ook af. Een dossiersysteem in de zorg is gebonden aan eisen, keurmerken en declaratiekoppelingen die je niet in een paar weken nabouwt. Wij bouwen de laag eromheen: agenda, wachtlijst, contact, herinneringen en facturatie van wat buiten de verzekering valt. Waar het dossiersysteem gegevens kan uitwisselen, koppelen we.
Door ze zo veel mogelijk buiten dit systeem te houden: de behandelinhoud blijft in je dossiersysteem. Wat hier staat, zijn contactgegevens, afspraken en administratie. Het draait op een Nederlandse server, met rechten per medewerker, dagelijkse back-ups en een verwerkersovereenkomst bij het contract.
Dat kan via het klantenportaal (tussen € 1.500 en € 2.500), en je bepaalt zelf hoeveel ruimte je geeft. Sommige praktijken tonen alleen vrije vervolgafspraken bij de eigen behandelaar, andere zetten ook de intake open. Wil je liever dat alles via de balie loopt, dan laat je die functie gewoon weg.
Ja. Behandelaars, ruimtes en agenda's horen bij een locatie, en de balie kan over locaties heen kijken als dat handig is. Cliënten die bij twee locaties komen blijven één kaart, zodat er geen dubbele dossiers ontstaan.
Het basis-CRM begint bij € 2.500 eenmalig en exclusief btw, met bij acht medewerkers een toeslag voor de gebruikerstrede. Planning (tussen € 1.250 en € 2.000) en automatisering voor de herinneringen (tussen € 800 en € 1.800) zijn hier de belangrijkste modules. Daarna is het € 49 per maand voor hosting, back-ups, updates en support.
Dat hangt af van hoeveel afspraken er nu uitvallen zonder dat het gat gevuld wordt. Reken zelf mee: een paar niet-nagekomen afspraken per week is over een jaar al een fors bedrag. Wij beloven geen percentages, maar het rekensommetje met je eigen tarief en je eigen aantal uitval maak je in vijf minuten.
06 — Verder lezen
Van eerste proefles tot uitgereikt rijbewijs, zonder losse lijstjes.
Van eerste gesprek tot laatste factuur, met de bezetting in beeld.
Dossiers, deadlines en ontbrekende stukken in één overzicht.
Je klanten zien zelf waar het staat, zonder eerst te moeten bellen.
Regels die herinneren, opvolgen en seinen geven terwijl jij aan het werk bent.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche staat al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848