Verhuur is een bedrijf van beschikbaarheid. Elk stuk materieel is er maar één keer, en de vraag of je volgende week donderdag nog een hoogwerker vrij hebt, moet je aan de telefoon in tien seconden kunnen beantwoorden. Twijfel je, dan boekt de klant bij de concurrent. Zeg je ten onrechte ja, dan sta je donderdag met een probleem.
Daarnaast is verhuur een bedrijf van uitzonderingen. Iets komt een dag later terug, komt beschadigd terug, of komt terug met een halve tank. Een klant verlengt telefonisch, een ander haalt het zelf op terwijl er bezorging was afgesproken. Elk van die uitzonderingen hoort op de factuur en juist die halen het meestal niet.
Wij bouwen een systeem dat het materieelstuk volgt in plaats van alleen de klant. Per stuk zie je waar het is, tot wanneer, wie het heeft en wat de staat was bij uitgifte en inname. Reserveringen botsen niet, verlengingen komen op de factuur en onderhoud en keuringen staan in dezelfde agenda als de verhuur zelf.
01 — Waar het misgaat
Herken je hier twee of meer van, dan zit er meestal meer tijd in te winnen dan je denkt.
Om te weten of iets vrij is, moet iemand in de agenda kijken, het magazijn bellen en hopen dat de verlenging van gisteren is doorgegeven. Een klant die aan de lijn hangt, wacht daar niet op.
Er wordt gebeld dat het nog twee dagen nodig is, iemand zegt dat het goed is en er wordt niets vastgelegd. Dat zijn precies de dagen die aan het eind van de maand niet gefactureerd worden.
Zonder foto's en een vastgelegde staat bij uitgifte is elke schadeclaim een welles-nietes. Meestal kies je voor de klantrelatie en betaal je de reparatie zelf.
Een aggregaat dat gekeurd moet worden of een machine die een beurt nodig heeft, staat in een apart lijstje. Dus wordt hij verhuurd in de week dat hij binnen had moeten blijven.
02 — Wat je krijgt
Dit is de opstelling waarmee verhuurbedrijven meestal beginnen. Wat je niet nodig hebt, bouwen we niet — en betaal je ook niet.
Serienummer, aanschafdatum, keuringen, onderhoud, schadehistorie en de volledige verhuurgeschiedenis van dat ene exemplaar.
Per stuk of per soort zie je wat vrij is in een periode. Dubbel reserveren kan niet, en een optie houdt vast zonder te blokkeren.
Bij het uitgeven en terugnemen leg je de staat, de meterstand en de tank vast met foto's en een handtekening. Bewijs zonder discussie.
Een telefonische verlenging leg je in twee tikken vast en die staat meteen op de lopende order en op de eerstvolgende factuur.
Keurings- en onderhoudsmomenten blokkeren het materieel net als een verhuur, zodat er niets wordt uitgegeven dat binnen hoort te blijven.
Losse verhuur per order, vaste klanten in één maandfactuur, met schade en brandstof als eigen regels en een koppeling naar je boekhouding.
03 — Wat het kost
Elke module heeft een eigen bandbreedte. Samen met het basis-CRM levert dat de indicatie hiernaast; na één gesprek staat er één vast bedrag in het voorstel.
Indicatie voor een verhuurbedrijf
tussen € 7.100 en € 10.100
Eenmalig en exclusief btw, plus € 49 per maand voor hosting, back-ups en support.
Gerekend met het basis-CRM, de modules hieronder en één tot vijf gebruikers.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Planning en uitvoering | |||
| Planning en werkbonnen | Klussen inplannen op medewerkers en bussen, met een digitale werkbon die op locatie wordt ingevuld en ondertekend. | tussen € 1.250 en € 2.000 | 2 weken |
| Mobiele app | Een app op de telefoon van je medewerkers, ook zonder bereik bruikbaar, met alleen wat zij onderweg nodig hebben. | tussen € 900 en € 1.600 | 2 weken |
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden. | tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
04 — Hoe dat eruitziet
Deze case is samengesteld uit wat we in dit vak tegenkomen en gaat niet over één bestaand bedrijf. Hij staat daarom als voorbeeldcase gemarkeerd.
voorbeeld, najaar 2026
VoorbeeldcaseSamengestelde voorbeeldcase: vaste afnemers, staffelprijzen en een bestelportaal
05 — Veelgestelde vragen
Staat je vraag er niet bij? Bel gerust, je krijgt iemand die het systeem zelf bouwt.
Ja. Je kiest per soort materieel of je op aantal of op exemplaar plant. Steigers en kleine gereedschappen gaan meestal op aantal, machines met een keuring of een meterstand op exemplaar. Dat kan naast elkaar in hetzelfde systeem.
Dat kan via het klantenportaal (tussen € 1.500 en € 2.500), en voor vaste klanten is dat vaak de grootste tijdwinst: zij zien hun eigen prijsafspraken, de beschikbaarheid en hun lopende huur. Je kunt het beperken tot bestaande klanten, zodat je nieuwe aanvragen nog steeds zelf aan de telefoon beoordeelt.
Bezorgen en ophalen plan je als rit bij de order, op een chauffeur en een wagen. De chauffeur ziet zijn dag op zijn telefoon, laat bij aflevering tekenen en legt de staat vast. Zo hangt het transport aan dezelfde order als de verhuur en de factuur.
Ja. Per klant leg je afwijkende dag-, week- en maandtarieven vast, eventueel per soort materieel. Wie een order maakt, krijgt automatisch het juiste tarief, zodat er geen prijzen meer uit het hoofd worden ingevuld.
Het basis-CRM begint bij € 2.500 eenmalig en exclusief btw. Planning (tussen € 1.250 en € 2.000), de mobiele app voor uitgifte en inname (tussen € 900 en € 1.600) en facturen met boekhoudkoppeling (tussen € 950 en € 1.500) zijn hier de gebruikelijke modules. Daarna is het € 49 per maand.
Ja, en dat is vaak verstandig. Veel bedrijven beginnen met de materieelkaarten, de beschikbaarheid en de orders, en voegen na een paar maanden uitgifte op de telefoon of het portaal toe. Je betaalt een module pas als je hem laat bouwen, en het maandbedrag verandert er niet van.
06 — Verder lezen
Prijsafspraken, orders en debiteuren die elkaar niet tegenspreken.
Apk-herinneringen, werkplaatsplanning en klanthistorie op één plek.
Roosters, objecten en maandfacturen die elkaar niet tegenspreken.
Wie doet wat waar, en wat is er gedaan: allebei in hetzelfde systeem.
Eén keer invoeren, overal kloppend: boekhouding, mail, telefoon en site.
Volgende stap
Vink aan wat je nodig hebt en je ziet de indicatie meteen op het scherm. Je branche staat al voor je klaar.
Liever even bellen? 085 060 7848