Er is één taak die in bijna elk bedrijf dubbel gedaan wordt: een opdracht die in het ene systeem staat en in het andere systeem opnieuw wordt ingetypt om er een factuur van te maken. Naam, adres, regels, aantallen, btw. Elke keer opnieuw, en elke keer met de kans dat er een nul te veel of te weinig in staat.
Een koppeling tussen je CRM en je boekhouding haalt dat werk weg. Hieronder staat wat zo'n koppeling precies doet, wat de vier pakketten die we het vaakst tegenkomen aankunnen, en welke dingen er in de praktijk misgaan.
Wat een koppeling eigenlijk doet
Een koppeling is niet meer dan twee systemen die met elkaar praten in plaats van met jou. Het CRM weet wie de klant is, wat er is afgesproken en wat er is geleverd. Het boekhoudpakket weet hoe daar een geldige factuur van gemaakt wordt, wat de btw-regels zijn en of er betaald is. Beide zijn goed in hun eigen deel en slecht in het deel van de ander.
In de praktijk gaat het verkeer meestal maar één kant op, met één belangrijke uitzondering. Vanuit het CRM gaat de factuur naar de boekhouding. Vanuit de boekhouding komt alleen terug of er betaald is. Dat laatste is het stukje dat de meeste tijd bespaart, want dan hoeft niemand meer twee schermen open te hebben om te zien of die klant van vorige maand al over de brug is.
Wat er heen en weer gaat bij een gebruikelijke koppeling
- CRM naar boekhouding — wat: Klant- en contactgegevens; wanneer: Bij een nieuwe klant of een wijziging
- CRM naar boekhouding — wat: Conceptfactuur met regels, aantallen en btw; wanneer: Zodra jij op verstuur klikt
- Boekhouding naar CRM — wat: Factuurnummer en pdf-link; wanneer: Direct na het aanmaken
- Boekhouding naar CRM — wat: Betaalstatus; wanneer: Elke nacht, of meteen bij een melding
- Boekhouding naar CRM — wat: Herinneringen en aanmaningen; wanneer: Zodra de boekhouding ze verstuurt
Bouw je boekhouding niet na
Het is verleidelijk om facturen volledig in het CRM af te handelen en je boekhouder een export te sturen. Doe dat niet. Btw-regels, nummering, de factuurplicht en de aangifte veranderen regelmatig, en dat onderhoud wil je niet zelf dragen. Laat de boekhouding doen waar hij goed in is.
De vier pakketten die we het vaakst koppelen
Moneybird
Het pakket dat we in het MKB het vaakst tegenkomen, en het pakket dat het prettigst koppelt. Facturen aanmaken, klanten bijwerken en de betaalstatus terughalen werkt voorspelbaar. Ons eigen platform draait er ook op. Voor een bedrijf zonder bijzondere administratieve wensen is dit meestal de kortste weg.
e-Boekhouden
Veel gebruikt door kleinere bedrijven en door boekhouders die een vast stramien hanteren. Koppelen kan, en de gebruikelijke handelingen zijn allemaal te automatiseren. Houd er rekening mee dat de inrichting van je grootboek en je btw-codes vooraf moet kloppen, want die worden bij het aanmaken van een factuur meegestuurd.
Exact
Het zwaarste pakket van de vier en meestal het pakket waar de accountant om vraagt. Er kan veel, maar er moet ook meer: administraties, dagboeken, kostenplaatsen en autorisatie zijn allemaal begrippen waar de koppeling rekening mee moet houden. Reken op meer afstemming vooraf, vooral als je accountant meekijkt.
Snelstart
Populair bij bedrijven die er al jaren mee werken en geen zin hebben om te verhuizen. Dat hoeft ook niet: klanten en facturen zijn prima te koppelen. Wel goed om te weten dat de inrichting per administratie verschilt, dus de eerste stap is altijd kijken hoe jouw administratie is opgebouwd.
Welk pakket het ook wordt, de module facturen en boekhouding kost tussen € 950 en € 1.500, eenmalig en exclusief btw. Daar zit het bouwen van de koppeling in, plus het testen met een proefadministratie voordat er ook maar één echte factuur doorheen gaat.
Vier dingen die in de praktijk misgaan
- Dezelfde klant staat twee keer. In het CRM heet hij Jansen Installatie BV, in de boekhouding Jansen Installaties. De koppeling maakt er netjes een derde van. Daarom koppelen we op een vast kenmerk en niet op de naam, en draaien we vooraf een controle op dubbelen.
- Btw die niet klopt bij een bijzondere situatie. Verlegde btw bij werk in de bouw, een klant in het buitenland of een verlaagd tarief bij verbouwingen: dat zijn regels die in de boekhouding thuishoren. Het CRM stuurt mee wat er geleverd is, de boekhouding bepaalt het tarief.
- Een factuur die twee keer wordt aangemaakt omdat iemand twee keer klikte. Elke factuur krijgt daarom een eigen kenmerk uit het CRM mee; komt datzelfde kenmerk nog een keer voorbij, dan gebeurt er niets.
- Niemand merkt dat de koppeling stilstaat. Een verlopen toegang of een pakket dat onderhoud heeft, gebeurt gewoon. Zonder melding merk je het pas als de boekhouder belt. Een koppeling hoort een seintje te geven als er iets blijft hangen.
Wat je vooraf moet regelen
- Toegang tot je boekhoudpakket met rechten om koppelingen aan te zetten, vaak alleen beschikbaar in een zakelijk abonnement
- Een proefadministratie of een administratie waarin je mag oefenen, zodat de eerste testfacturen niet in je echte boeken belanden
- Duidelijkheid over wie de factuur daadwerkelijk verstuurt: het CRM, de boekhouding of jij met de hand
- Een schoongemaakt klantenbestand aan beide kanten, want twee rommelige lijsten koppelen levert één grotere rommel op
- Een afspraak met je boekhouder over de grootboekrekeningen die de koppeling mag gebruiken
Wat het oplevert
Het rekensommetje is saai maar overtuigend. Stel je stuurt zestig facturen per maand en het overtypen kost vijf minuten per stuk. Dat is vijf uur per maand, zestig uur per jaar, aan werk dat niemand mist. Daar komt bij dat facturen sneller de deur uit gaan, en een factuur die op de dag van oplevering verstuurd wordt, wordt gemiddeld eerder betaald dan een factuur die aan het eind van de maand wordt verzameld.
“Elk gegeven hoort op precies één plek te ontstaan. Alle andere plekken kijken daar naar.”
Dat is ook de regel die bepaalt wat je wel en niet koppelt. Ontstaat het bij jou, in het gesprek met de klant, dan hoort het in het CRM. Ontstaat het uit een boekhoudkundige regel, dan hoort het in de boekhouding. Zo blijft er nooit de vraag hangen welk scherm nu gelijk heeft.
Weten wat een koppeling in jouw geval kost?
Vertel met welk pakket je werkt en wat er nu dubbel gebeurt. Je krijgt een indicatie zonder verkoopgesprek.
Veelgestelde vragen
Moet ik overstappen naar een ander boekhoudpakket?
In de meeste gevallen niet. Moneybird, e-Boekhouden, Exact en Snelstart zijn allemaal te koppelen. Alleen bij heel oude software die alleen op een computer op kantoor draait, komt overstappen ter sprake, en dan is dat een gesprek met je boekhouder en niet met ons.
Blijft mijn boekhouder gewoon hetzelfde werken?
Ja, en dat is ook het uitgangspunt. De facturen komen in hetzelfde pakket terecht, met dezelfde nummering en dezelfde grootboekrekeningen. Het enige verschil is dat ze er automatisch in staan in plaats van dat iemand ze intypt.
Wat gebeurt er als de koppeling een keer uitvalt?
Dan blijft de factuur klaarstaan in het CRM en probeert het systeem het later opnieuw. Lukt het na een paar pogingen niet, dan krijg je een melding met de reden erbij. Er verdwijnt niets stil op de achtergrond.