Voorbeeldcase
Samengestelde voorbeeldcase: vaste afnemers, staffelprijzen en een bestelportaal
Deze case is samengesteld uit wat we in dit vak tegenkomen en gaat niet over één bestaand bedrijf. De situatie en de oplossing zijn herkenbaar; de naam en de cijfers zijn dat niet.
01 — In cijfers
02 — De situatie
Ook deze case is samengesteld en gaat niet over één bestaand bedrijf. Het gaat om een technische groothandel met achttien medewerkers die levert aan installateurs, aannemers en een paar grotere onderhoudsbedrijven in de regio.
De klanten zijn vast en de bestellingen zijn terugkerend, maar bijna elke afnemer heeft eigen prijsafspraken. Die afspraken staan in de hoofden van twee verkopers binnen en in een Excel-bestand dat door een van hen wordt bijgehouden. Is die verkoper ziek, dan durft niemand een prijs af te geven.
Bestellingen komen binnen per mail, per telefoon en via WhatsApp. Ze worden overgetypt in het voorraadpakket. Wat er telefonisch is toegezegd over een levertijd, staat nergens, dus als een klant belt om te vragen waar zijn spullen blijven, begint het zoeken.
En omdat elke bestelling los wordt afgehandeld, is er geen zicht op wie er dit kwartaal minder is gaan afnemen. Dat wordt pas duidelijk als een klant al een half jaar bij de concurrent koopt.
03 — Wat we bouwden
Op de klantkaart staat per afnemer wie de contactpersonen zijn, welke prijsafspraken er gelden en wat de afgesproken levervoorwaarden zijn. Die afspraken staan niet meer in één hoofd en één bestand, maar op de plek waar iedereen ze kan zien.
Elke bestelling wordt vastgelegd met de toegezegde levertijd erbij. Wie de telefoon opneemt, ziet meteen de openstaande bestellingen van die klant en kan antwoord geven zonder terug te bellen.
Vaste afnemers kunnen zelf bestellen in een afgeschermd portaal, met hun eigen prijzen en hun eerdere bestellingen als startpunt. De meeste bestellingen zijn herhalingen, dus een knop om een eerdere bestelling opnieuw te plaatsen scheelt de meeste tijd.
De rapportages laten per klant zien wat er per maand omgaat en welke klanten afwijken van hun eigen patroon. Zakt een vaste afnemer twee maanden op rij weg, dan komt daar een taak uit om te bellen.
04 — De schermen
Weergaven met verzonnen voorbeeldgegevens, geen schermafbeeldingen van echte klanten. De vorm en de indeling kloppen wel.
Goedemorgen, Marloes
Jansen Installatietechniek · dinsdag 14 april
7
klussen vandaag
12
offertes open
3
facturen te laat
De Vries Groothandel
Klant sinds 2019 · Rotterdam · 18 medewerkers
Wacht op jou
Offerte OFF-2043 · onderhoudscontract
€ 4.180
Facturen april
Gekoppeld met Moneybird
05 — Wat het opleverde
Prijsafspraken zijn niet langer persoonsgebonden. Iedereen achter de balie kan een geldige prijs afgeven, ook als de vaste verkoper er niet is.
Vragen over levertijden worden beantwoord tijdens het telefoontje in plaats van erna. Dat scheelt twee keer bellen en een klant die in de tussentijd ergens anders kijkt.
Weglopende afnemers vallen op voordat ze weg zijn. Dat is het soort signaal dat in een bestelsysteem niet zichtbaar wordt, omdat daar alleen staat wat er wél is besteld.
06 — De onderdelen
Met de indicatie die bij elke module hoort. Wat jij nodig hebt kan anders zijn; de prijs beweegt dan mee.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Offertes | Offertes maken vanuit de klantkaart, versturen als pdf en zien wanneer ze geopend en geaccepteerd zijn. | tussen € 750 en € 1.250 | 1 week |
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Klantcontact | |||
| Klantenportaal | Een beveiligde omgeving waar je klanten zelf hun offertes, facturen, afspraken en documenten vinden. | tussen € 1.500 en € 2.500 | 2 weken |
| Techniek en overzicht | |||
| Automatisering | Regels die werk uit handen nemen: een taak na een offerte, een mail na een klus, een seintje als iets blijft liggen. | tussen € 800 en € 1.800 | 1 week |
| Rapportages | Omzet, marge, doorlooptijd en werkdruk in overzichten die je zelf instelt en die elke ochtend actueel zijn. | tussen € 500 en € 1.000 | 1 week |
| Overzetten van je gegevens | Je klanten, contacten en historie uit Excel, HubSpot, Pipedrive of je oude systeem netjes overgezet. | tussen € 350 en € 900 | geen |
07 — Verder lezen
Prijsafspraken, orders en debiteuren die elkaar niet tegenspreken.
doorlopend sinds 2025
Het eigen bedrijfsplatform waarop het bureau zelf draait
voorbeeld, voorjaar 2026
VoorbeeldcaseSamengestelde voorbeeldcase: twaalf monteurs, planning en werkbonnen
Volgende stap
Reken een indicatie uit of bel even. In een uur weten we allebei of dit past.
Liever even bellen? 085 060 7848