Voorbeeldcase
Samengestelde voorbeeldcase: twaalf monteurs, planning en werkbonnen
Deze case is samengesteld uit wat we in dit vak tegenkomen en gaat niet over één bestaand bedrijf. De situatie en de oplossing zijn herkenbaar; de naam en de cijfers zijn dat niet.
01 — In cijfers
02 — De situatie
Deze case is samengesteld uit wat we bij installatiebedrijven tegenkomen en gaat niet over één bestaand bedrijf. Het beeld klopt wel: een installatiebedrijf in Zuid-Holland met twaalf mensen, waarvan acht monteurs, twee op kantoor, een werkvoorbereider en de eigenaar.
De planning hangt aan de muur op een whiteboard en staat daarnaast in een Excel-bestand, omdat het whiteboard niet meegaat in de bus. Wijzigt er iets op de dag zelf, dan gaat dat per telefoon, en het whiteboard klopt tegen het einde van de week niet meer.
De werkbonnen zijn papier. De monteur vult ze in, de klant tekent, het doorslagvel gaat in het dashboardkastje en belandt vrijdag op kantoor. Daar wordt het overgetypt om er een factuur van te maken. Bonnen die zoekraken worden niet gefactureerd, en bonnen met onleesbaar handschrift kosten een telefoontje naar de monteur die inmiddels ergens anders staat.
Offertes worden in Word gemaakt vanuit een bestand van twee jaar geleden, met de prijzen met de hand aangepast. Niemand kan zien welke offertes nog openstaan.
03 — Wat we bouwden
Het basis-CRM houdt de klanten, de contactpersonen, de installaties en de onderhoudshistorie bij. Per adres is zichtbaar welke ketel of installatie er hangt, wanneer er voor het laatst onderhoud is gedaan en wat er toen is vervangen.
De offertes komen uit het systeem, met een eigen prijslijst voor de regels die het vaakst terugkomen. De klant accepteert digitaal, en de geaccepteerde offerte wordt meteen een klus in de planning.
De planning is een bord per week, met de monteurs en de bussen ernaast. Wat de planner hier verschuift, ziet de monteur meteen op zijn telefoon. De werkbon is digitaal en wordt op locatie ingevuld: gewerkte uren, gebruikt materiaal, foto's van de situatie en een handtekening van de klant op het scherm.
Uit die werkbon rolt de factuur, die via de koppeling in de boekhouding terechtkomt. Het oude klantenbestand uit Excel is opgeschoond en overgezet, inclusief de onderhoudshistorie die nog bruikbaar was.
04 — De schermen
Weergaven met verzonnen voorbeeldgegevens, geen schermafbeeldingen van echte klanten. De vorm en de indeling kloppen wel.
Goedemorgen, Marloes
Jansen Installatietechniek · dinsdag 14 april
7
klussen vandaag
12
offertes open
3
facturen te laat
Week 16 · planning
3 monteurs · 14 klussen ingepland
De Vries Groothandel
Klant sinds 2019 · Rotterdam · 18 medewerkers
Facturen april
Gekoppeld met Moneybird
05 — Wat het opleverde
Het papieren rondje is weg. Een klus die op donderdag is afgerond, kan op donderdag gefactureerd worden in plaats van na de vrijdagronde langs de bonnen.
Wijzigingen in de planning kosten geen telefoontjes meer. De monteur kijkt op zijn telefoon en ziet waar hij heen moet, met de historie van dat adres erbij.
Op kantoor is zichtbaar welke offertes openstaan en hoelang al. Dat is het onderdeel waar bedrijven van deze omvang meestal het snelst iets van merken, omdat er werk blijkt te liggen dat al binnen was.
06 — De onderdelen
Met de indicatie die bij elke module hoort. Wat jij nodig hebt kan anders zijn; de prijs beweegt dan mee.
| Module | Wat het doet | Indicatie | Extra doorlooptijd |
|---|---|---|---|
| Verkoop en administratie | |||
| Offertes | Offertes maken vanuit de klantkaart, versturen als pdf en zien wanneer ze geopend en geaccepteerd zijn. | tussen € 750 en € 1.250 | 1 week |
| Facturen en boekhouding | Van akkoord naar factuur in één klik, met een koppeling naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact of Snelstart. | tussen € 950 en € 1.500 | 1 week |
| Planning en uitvoering | |||
| Planning en werkbonnen | Klussen inplannen op medewerkers en bussen, met een digitale werkbon die op locatie wordt ingevuld en ondertekend. | tussen € 1.250 en € 2.000 | 2 weken |
| Mobiele app | Een app op de telefoon van je medewerkers, ook zonder bereik bruikbaar, met alleen wat zij onderweg nodig hebben. | tussen € 900 en € 1.600 | 2 weken |
| Techniek en overzicht | |||
| Overzetten van je gegevens | Je klanten, contacten en historie uit Excel, HubSpot, Pipedrive of je oude systeem netjes overgezet. | tussen € 350 en € 900 | geen |
07 — Verder lezen
Van storingsmelding tot getekende werkbon en factuur, in één systeem.
doorlopend sinds 2025
Het eigen bedrijfsplatform waarop het bureau zelf draait
voorbeeld, najaar 2026
VoorbeeldcaseSamengestelde voorbeeldcase: vaste afnemers, staffelprijzen en een bestelportaal
Volgende stap
Reken een indicatie uit of bel even. In een uur weten we allebei of dit past.
Liever even bellen? 085 060 7848